شاید شما صاحب یک کسب‌ و کار موفق هستید یا یک کسب ‌و کار آنلاین و سود آور را اداره می‌کنید و درصدد رشد آن هستید.

شما یک تیم قابل ‌اعتماد از کارمندانی دارید که به اندازه شما شور و اشتیاق دارند و همه روزه برای رفتن به محل کار، لحظه شماری می کنند. وقتی که خودتان در محل کار حضور دارید، همه کارمندان به خوبی می دانند بایستی چکار کنند، کدام یک از کارها را در الویت قرار دهند و چه زمانی به استراحت بپردازند. اما وای به روزی که خودتان در محل کار نباشید…

بگذارید صادقانه بگوییم، مشکل، کارمندان شما نیستند و همانطور که می دانید، کارمندان شما به اندازه شما در رسیدن به اهداف شرکت متعهد هستند.

مشکل اینجاست که شما فاقد سیستم سازی کسب و کار هستید. یعنی یک دستورالعمل استاندارد که مشخص کند دقیقا چه کاری، چه زمانی و چگونه بایستی انجام شود ندارید.

با چند گام ساده می توانید سیستم سازی را وارد کسب و کارتان کنید:

گام اول برای سیستم سازی کسب و کار: لیستی از کارهایی تهیه کنید که بیشتر از همه تکرار می شوند

پیش از هر کاری ، نگاهی به فعالیتهای روزانه و هفتگی شرکت بیندازید. ببینید کدام یک از وظایف و کارها، فرکانس تکرار شونده بیشتری دارند. یک گوگل داک (سندنگار) درست کنید و همه فعالیت هایتان را روی آن بنویسید. بنویسید که انجام هر کار، چقدر طول می کشد( اگر دقیقا نمیدانید، میتوانید به صورت تخمینی بنویسید).

در مرحله بعد ، لیست خود را بر اساس مدت زمان (مثلاً 30 دقیقه ، 60 دقیقه و غیره) سازماندهی کنید.

سپس در هر مرحله، از خود بپرسید: آیا میتوانم این مسئولیت را به کسی واگذار کنم؟

گام دوم: برای سیستم سازی کسب و کار باید چرخ دنده ها را درست سر جای خود قرار دهید.

زیرا هر چرخ دنده کار خود را انجام می دهد.

این یعنی اینکه باید بتوانید حداکثر استفاده را از افراد داشته باشید و به گفته جان ماکسول در کتاب جوهره مدیریت اردک ها را به کلاس عقاب ها نفرستید.

ما باید به عنوان یک مدیر بتوانیم یک سری دیدگاه های خود را تغییر دهیم .

گام سوم: با رعایت ساختاری ترتیب یافته، تصمیم بگیرید

به طور ایده‌آل، قبل از مستندسازی هر یک از پروسه ها، شما به یک سلسله‌مراتب سازمان‌یافته و متشکل از پوشه‌ها در گوگل درایو نیاز دارید.

انجام این کار به هر یک از کارمندان این امکان را می‌دهد که بدانند یک مسئولیت را چه زمانی و کجا باید انجام دهند.

گام چهارم: برای سیستم سازی کسب و کار پروسه های خود را مستند کنید

هنگامی که مشخص کردید کدام کارها را می توانید تفویض کنید و سلسله مراتب سازمانی را انتخاب کردید ، آماده هستید تا روش ها و استراتژ یهای خود را مستند کنید. این مسلما مهم‌ترین بخش از فرآیند است، اما نسبت به این که چقدر زمان در آینده صرفه‌جویی خواهید کرد در مقایسه با کارمندان جدید، نسبی است.

مانند قبل، یک گوگل داک جدید ایجاد کنید و توضیح دهید که چگونه کار داده‌شده، مرحله به مرحله، تا حد امکان با جزئیات کامل تکمیل می‌شود.

گام پنجم: شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد.

هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.

گام ششم: به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید.

شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.

در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد. پس آهسته و پیوسته به پیش بروید.

سیستم سازی کسب و کار یکی از تخصص های بیزینس کوچ حرفه ای است که در آن مهارت کافی دارد و می تواند به شما کمک بسیاری کند.

برای سیستم سازی کردن کسب و کارتان می توانید با ما در ارتباط باشید تا با جلسات کوچینگ کسب و کارتان تحلیل و مسیر شما شفاف شود.