با استفاده از تکنیک های تخصصی در مدیریت زمان، می توان بهترین نتیجه را در پایان روز به دست آورد.

در این مقاله ی آموزشی محمدرضا سلطانی، بیزینس کوچ حرفه ای، به بررسی انواع جنبه های استفاده از مدیریت زمان پومودورو و مزایای آن می پردازیم.

تکنیک پومودورو یک راه حل مدیریت زمان است که توسط یک دانشجوی کالج، فرانچسکو سیریلو، در دهه 1980 توسعه یافته است. این تکنیک بر اساس تایمر آشپزخانه است که سیریلو هنگام تکمیل روش مدیریت زمان خود از آن استفاده کرد.

ساختار ساده ای که برای اجرای آن طراحی شده، به شرح زیر است:

یک هدف یا وظیفه تعیین کنید تا در لیست کارهای خود آن را انجام دهید

تایمر پومودورو خود را تنظیم کنید

در مدت زمان تعیین شده به فعالیت بپردازید

هنگامی که تایمر زنگ می زند، فاصله کارهای خود را چک کنید

بعد از هر جلسه کاری، 5 دقیقه استراحت کنید

پس از جلسه چهارم، استراحت طولانی تری داشته باشید

تایمر خود را مجدد تنظیم کرده و یک بار دیگر این روند را آغاز کنید

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو شامل انجام کاری به مدت 25 دقیقه و پس از آن 5 دقیقه استراحت کوتاه قبل از انجام کار بعدی برای تکرار چرخه است. از نظر تئوری، این روش از یک رویکرد مستقیم پیروی می کند.

استفاده از پومودورو برای زمان بندی آینده

هنگامی که شما و تیم خود به تکنیک پومودورو عادت کنید، محاسبه تعداد جلسات کاری که برای هفته ی آینده باید بررسی کنید، ساده می شود. این روش می تواند راهی عالی برای برنامه ریزی هفتگی یا ماهانه شما باشد. سعی کنید مهم ترین وظایف را در چارت های 25 دقیقه ای اختصاص دهید تا مطمئن شوید که اولویت ها همیشه رعایت می شوند.

روش های جایگزین تکنیک پومودورو

اگر ایده ی این روش برای شما جذاب است، اما نمی توانید آن را در تیم خود اجرا کنید، می توانید انواع دیگری را امتحان کنید:

روش آیزنهاور

این روش در واقع می تواند همراه با روش پومودورو مورد استفاده قرار گیرد و به شما کمک کند تا اولویت های خود را تعیین کنید. روش آیزنهاور مستلزم این است که شما یک مربع چهار بخشی تهیه کنید. محور افقی آن را، فوری و غیر فوری بنامید و محور عمودی آن مهم و غیر مهم نامیده شود که یک لیست کارهای شماره گذاری شده ایجاد می کند:

فوری و مهم: به عنوان مثال، مهلت پروژه و غیره

فوری و غیر مهم:  به عنوان مثال، برنامه ریزی پروژه

مهم و غیر فوری: به عنوان مثال، ناهار امروز با تیم

غیر مهم و غیر فوری: به عنوان مثال، نوشیدنی بعد از کار

برای اطلاع بیشتر در مورد این ماتریس به شما پیشنهاد می کنم این مقاله را بخوانید: ماتریس آیزنهاور چیست؟

این تکنیک را برای خود کارساز کنید

روش پومودورو بسیار انعطاف پذیر است، بنابراین می توانید با استفاده از آن ابزار مدیریت زمان مناسبی را برای تیم خود ایجاد کنید. از آن، می توانید برای تعیین یک دوره همکاری فشرده نیز استفاده کنید. این روش در دنیای بیزینس کوچینگ، قادر است بسیاری از چالش های زمانی مدیران کسب و کار را حل کند.

با به حداقل رساندن زمان خود و به حداکثر رساندن کارایی خود، نگران اختلالات نباشید. با استفاده از تکنیک پومودورو می توانید وظایف را کوتاه کنید و در مسیر خود نگه دارید.

اگر کل فرآیند را به صورت مرحله به مرحله بشکنیم، نحوه جریان این تکنیک این گونه به نظر می رسد:

مرحله 1: وظیفه ای را که باید روی آن کار کنید انتخاب کنید

برای شروع، شما باید آنچه را که باید روی آن کار کنید انتخاب کنید و باید یک کار واحد را انتخاب کنید تا از بروز حواس پرتی جلوگیری کند.

مرحله 2: یک تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید

شما به یک زمان سنج نیاز دارید تا زمان پایان را به شما بگوید. می توانید از کرنومتر آنلاین، زنگ تلفن خود یا یک تایمر فیزیکی استفاده کنید.

مرحله 3: تا زمانی که زمان سنج زنگ می خورد، روی کارخود تمرکز کنید

شما باید تمام انرژی و توجه خود را بر روی کار مورد نظر در آن 25 دقیقه بگذارید. در حالی که مشغول این کار هستید، باید از عوامل مزاحم مانند پاسخ به تماس ها، پاسخ دادن به پیام های متنی یا ایجاد مکالمه با اطرافیان خود دوری کنید.

مرحله 4: وقتی پومودورو کامل شد، یک استراحت کوتاه به خودتان بدهید

وقتی تایمر زنگ می زند، به این معنی است که یک پومودورو را تکمیل کرده اید. با پیاده روی، نوشیدن آب، چک کردن تلفن و غیره، یک استراحت کوتاه سه تا پنج دقیقه ای به خودتان بدهید.

مرحله 5: این مراحل را 4 بار تکرار کنید

از الگوی 25 دقیقه کار و پس از آن استراحت کوتاه پیروی کنید. می توانید برای هر پومودورو یک کار جدید انتخاب کنید.

پس از اتمام 4 چرخه، استراحت طولانی تری داشته باشید.

در اینجا 4 نکته است که باید بدانید:

1- از استراحت ها غافل نشوید

این تکنیک به شما پیشنهاد می کند که بعد از هر جلسه، یک استراحت کوتاه داشته باشید، در حالی که ممکن است بخواهید به کار خود ادامه دهید، در برابر این اشتیاق مقاومت کنید.

داشتن زمان استراحت به مغز شما کمک می کند تا آرام شود، اطلاعات را دریافت کند و برای دور بعدی آماده شود.

2- سعی کنید ازایجاد حواس پرتی جلوگیری کنید

این تکنیک ابداع شد تا به شما در حفظ تمرکز بر کار مورد نظر کمک کند. اگر هنگام استفاده از آن به اخبار اینستاگرام خود نگاه می کنید یا سایت های فروشگاهی را باز می کنید تا موردی برای خرید پیدا کنید، تمام تلاش خود را باطل می کنید.

3- استراحت ها را کوتاه نگه دارید

یکی از معایب این روش این است که هر 30 دقیقه یک استراحت کوتاه دارید. همه، این نظم را ندارند که چند دقیقه استراحت کنند و روی کار بعدی تمرکز کنند.

4- این تکنیک نیاز به تمرین دارد

در تلاش های اولیه خود، برای جلوگیری از حواس پرتی و حفظ تمرکز مشکل خواهید داشت. تسلیم نشوید زیرا چند روز دیگر به این الگو عادت می کنید.

مزایای تکنیک پومودورو:

به تمرکز شما کمک می کند

بزرگترین مزیت استفاده از این تکنیک مدیریت زمان، بهبود تمرکز است. هنگامی که شما با حواس پرتی احاطه شده اید، کارهای مختلف می توانند توجه شما را از هر جهت جلب کنند. با هدف قرار دادن یک کار در یک زمان، به سمت اهداف مهم پیشرفت می کنید.

این روش هنگام مطالعه برای امتحان یا یادگیری مطالب جدید نتایج بسیار خوبی را به همراه دارد

چند وظیفه ای و حواس پرتی را کاهش می دهد

با توجه به زمان کوتاه 25 دقیقه ای، می توانید از حواس پرتی و چند وظیفه ای دور بمانید. با کمی تجربه، روند انتخاب کار مناسب برای هر پومودورو را بدون ایجاد تزلزل در ذهن خود انجام می دهید.

تلاش را دنبال می کند

اکثر مردم نمی دانند وقت خود را صرف چه کاری می کنند. اگر 15 ثانیه را در پایان هر پومودورو صرف کنید تا کار مورد نظر خود را یادداشت کنید، گزارش فعالیت روزانه خود را خواهید داشت.

از اثر تقدم و تجدید استفاده می کند

از نظر روانشناسی، مغز به راحتی می تواند اولین و آخرین موارد یک لیست را به خاطر بسپارد. می توانید از همان مفهوم برای افزایش روش های یادگیری خود استفاده کنید و به این ترتیب می توان کارها را سیستم سازی کرد.

در نهایت، این تکنیک به تمام افرادی که با مشغله های ذهنی فراوانی رو در رو هستند، کمک شایانی می کند و باعث می شود بتوانند تعادل مناسبی را در زندگی خود برقرار کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی سایر تکنیک های مورد استفاده در مدیریت زمان به شما پیشنهاد میکنم حتما ایبوک مدیریت زمان و رفع اهمال کاری که چالش مدیریت زمان افراد زیادی رو حل کرده حتما مطالعه کنید و اگر هر سوالی داشتید، با ما در ارتباط  باشید.