5 چرا یک تکنیک تحلیلی است که به شما کمک می کند تا روابط علت و معلولی را هنگام تلاش برای حل یک مشکل کشف کنید.

در این مقاله از  مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ ، به بررسی نحوه ی استفاده از تکنیک 5 چرا و مزایای آن می پردازیم.

این نام از این ایده گرفته شده است که وقتی با مشکلی مواجه می‌شویم، این سؤال را از خود یا طرف مقابل می پرسیم: «چرا؟»

پرسیدن سوالات متعدد، علت اصلی ایجاد مسئله را آشکار می کند، بنابراین با کمک آن ها می توان یک بار برای همیشه آن مسئله را حل کرد.

شما می توانید با بکارگیری تکنیک 5 چرا از  ارائه ی راهکار های اشتباه جلوگیری کنید. این تکنیک مستلزم این است که شما در تمام مدت هدفمند باشید.

تکنیک 5 چرا چیست؟

5 چرا تکنیکی است که شامل پرسیدن مکرر سؤال “چرا” است، تا زمانی که به ریشه مشکل برسید. این روش برای اینکه تحلیلگر تجاری بتواند علت اصلی یک مشکل را شناسایی کند، استفاده می شود. اگرچه ممکن است به آن 5 چرا گفته شود، اما تحلیلگر کسب و کار ممکن است نیاز داشته باشد کمتر یا بیشتر از پنج سوال بپرسد تا به علت اصلی مشکل دست یابد.

محمدرضا سلطانی ، بیزینس کوچ حرفه ای ، با تجزیه و تحلیل ماهرانه کسب و کار شما، نیاز ها و مشکلات کسب و کار شما را شناسایی و عارضه یابی می کند.

تاریخچه تکنیک 5 چرا

این تکنیک توسط کارمند تویوتا، تاییچی اوهنو، در دهه 1950 ابداع شد. اوهنو این تکنیک را به عنوان مبنای رویکرد علمی تویوتا برای حل مسئله توسعه داد. او استدلال کرد که “با تکرار تکنیک 5 چرا، ماهیت مشکل و همچنین راه حل آن روشن می شود.” در تجارت مدرن، این روش بسیار فراتر از صنعت خودرو گسترش یافته است. با این حال، صرف نظر از صنعت، این تکنیک در رسیدگی به مشکلات مکرر، مؤثر است.

چگونه می توان تجزیه و تحلیل را در 5 مرحله انجام داد؟

1- یک گروه از افراد را جمع کنید

اعضای تیم را که از فرآیند مورد بررسی آگاه هستند، جمع آوری کنید. یک تیم موثر متشکل از افرادی است که دیدگاه های متفاوتی در آن زمینه دارند. وقتی افراد تیم شما جمع شدند، شخصی را به عنوان مسئول هدایت بحث و تفویض مسئولیت ها بر اساس اقدامات تعیین شده، مشخص کنید.

2- مشکل را شناسایی کنید و توضیح دهید.

اعضای تیم شما باید در مورد مسئله مورد نظر صحبت کنند و آن را به صورت جامع، مورد بررسی قرار دهند. هر شخصی باید راهکار های منحصر به فرد خود را در مقابل تکنیک 5 چرا ارائه دهد و برای هر کدام از راهکار ها، دلایل منطقی داشته باشد.

مشکل باید شناسایی شود تا در مورد آن، افراد، به توافق برسند، زیرا به شدت جهت پنج سوال بعدی را تعیین می کند.

3- 5 بار بپرسید چرا؟

جواب اولین چرا، روند پرسیدن سوالات بعدی را تعیین می کند. برای شروع، شخص مسئول باید دنباله ی سوالات را هدایت و کنترل کند. مطمئن شوید که پاسخ هر سوال بر اساس داده های واقعی و منطقی باشد. توجه داشته باشید که عدد پنج و تکنیک 5 چرا فقط یک قانون کلی است. ممکن است لازم باشد بیشتر از پنج سوال بپرسید تا علت اصلی مشکل را شناسایی کنید. همچنین ممکن است برای شناسایی پاسخ مناسب به کمتر از پنج سوال نیاز داشته باشید.

4- اقدامات لازم را انجام دهید.

پس از مشخص شدن علت اصلی مشکل، کل اعضای تیم باید لیستی از اقدامات اصلاحی لازم را برای جلوگیری از تکرار بروز مشکل، تهیه کنند. سپس مسئول جلسه باید تعیین کند که کدام عضو تیم باید مسئولیت هر مورد موجود در لیست را بر عهده بگیرد.

5- نتایج خود را رصد کرده و به اشتراک بگذارید.

باید به دقت نظارت کنید که اقدامات شما تا چه حد در متوقف کردن مشکل، موفق عمل کرده اند. اگر به راهکار های مورد نیاز خود دست نیافته اید، به این معنی است که ممکن است علت اصلی را پیدا نکرده‌ باشید و باید تکنیک 5 چرا را دوباره از ابتدا تکرار کنید. در نهایت، یافته های خود را ثبت کرده و در سراسر سازمان خود منتشر کنید تا همه افراد آن را مورد استفاده قرار دهند.

قدرت تکنیک 5 چرا

این ابزار یک چارچوب ساده، به یاد ماندنی و یک سیستم پرسش و پاسخ را ارائه می دهد که افراد می توانند از آن برای ریشه یابی مسائل استفاده کنند. آن، به نوبه خود، امکان برقراری ارتباط دقیق و آگاهانه بین اعضای تیم را ممکن می سازد. 5 چرا، حس کنجکاوی را افزایش می دهد و اجازه می دهد تا با افزایش مشارکت افراد، مسائل مهم پردازش و ارزیابی شوند. برای بنیان گذاران و مدیران اجرایی، هنگامی که می خواهند از آن به عنوان ابزاری برای ارزیابی خود در زمان تصمیم گیری استفاده کنند، بسیار عملکرد قدرتمندی دارد. به عنوان مثال، با پرسیدن سوالاتی مانند “چرا من این استراتژی را انتخاب کرده ام؟”، می توانند نظرات و ایده های خود را نسبت به شرایط خاص ارزیابی کرده و زمینه هایی را برای بهبود تمرکز شخصی و شغلی ایجاد کنند.

مزایای تکنیک 5 چرا

مشاركت افراد را در گروه تقویت می کند و منجر به تقویت روحیه ی تیمی می شود.

چشم انداز تک تک اعضا در نظر گرفته می شود تا حس ارزشمندی نیز در آن ها افزایش پیدا کند.

پیگیری فرآیندها به صورت ساده و آسان انجام می شود.

شرکت در اجتماعات دوستانه به منظور حل مسائل، انجام می شود و همدلی و همکاری را تقویت می کند.

محدودیت های تکنیک 5 چرا

آن یک تکنیک زمان‌بر است و شامل بررسی عمیق و ارزیابی کامل حقایق است. جلسات مربوط به حل مسائل را نمی توان به صورت مجزا انجام داد و نیاز به در دسترس بودن تک تک اعضای تیم دارد. گاهی اوقات نمی توان علل اصلی را از طریق این تکنیک شناسایی کرد. در برگزاری جلسات، تجربه نیز نقش اصلی را ایفا می کند.

از طریق افزایش مهارت های خود در بیزینس کوچینگ نیز خواهید توانست از این تکنیک بیشترین بهره را ببرید.

در نهایت، از این تکنیک در تمام صنایع استفاده می شود و در روند مربوط به عارضه یابی مشاغل نیز بسیار سودمند تلقی می شود.

اگر علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر درباره ی سایر تکنیک های موجود در کسب و کار هستید، با کارشناسان ما در ارتباط باشید.