ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس مهم و فوری نیز گفته می شود، به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت تعیین کرده و آنها را اولویت بندی کنید و کارهای کم اهمیت و فوری را مرتب کنید که یا باید آنها را واگذار کنید یا اصلا انجام ندهید.

در این مقاله که یکی از مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ است قصد داریم این ماتریس را برای شما به صورت شفاف شرح دهیم.

این اسم چه ریشهای دارد؟

دوایت دی. آیزنهاور از سال 1953 تا 1961 سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود. وی بعداً به اولین فرمانده عالی ناتو تبدیل شد.

دویت مجبور بود به طور مداوم در مورد اینکه کدام یک از وظایف روزانه است که باید روی آنها تمرکز کند تصمیم های سخت می گرفت. این سرانجام وی را به ابداع اصل معروف آیزنهاور در جهان سوق داد، که امروزه به ما کمک می کند با توجه به ضرورت و اهمیت، اولویت بندی کنیم.

چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت، منجر به 4 بخش با استراتژی های کاری مختلف می شود:

1. مهم و فوری

همین الان انجام دهید

در کارهای مهم در همان روز باید انجام شود.

2. مهم و غیرفوری

مهم است، اما چیزهای نه چندان فوری است که باید برنامه ریزی شود.

3. غیرمهم و فوری

کمی فوری است، اما از اهمیت کمی برخوردار است. می توان تفویض اختیار به دیگران کرد.

4. غیرمهم و غیرفوری

اصلا انجامش نده

ما ربع اول را اول انجام دهید می نامیم زیرا وظایف آن برای زندگی و حرفه شما مهم است و باید امروز یا حداکثر فردا انجام شود. می توانید از تایمر برای کمک به تمرکز در هنگام تلاش برای انجام هر چه بیشتر کار خود استفاده کنید.

نمونه ای از این نوع کارها می تواند بررسی یک سند مهم برای مدیر شما باشد.

ربع دوم را برنامه ریزی می نامیم. وظایف آن مهم است اما کمتر فوری است. شما باید وظایفی را که باید در تقویم خود قرار دهید در اینجا لیست کنید.

مثالی از آن می تواند شروع برنامه ریزی مدت فعالیت ورزشی شما باشد.

مدیران حرفه ای موارد کمتری را بدون برنامه رها می کنند و بنابراین سعی می کنند بیشتر کار خود را در ربع دوم مدیریت کنند، و با خاتمه دادن به کارهای ضروری و مهم به یک تاریخ معقول در آینده نزدیک هر زمان وظیفه جدیدی انجام می شود، استرس را کاهش می دهند. این یکی از راه هایی است که یک بیزینس کوچ حرفه ای نیز حتما به شما توصیه خواهد کرد.

ربع سوم برای آن دسته از وظایفی است که می توانید به دیگران بسپارید زیرا اهمیت آنها نسبت به دیگران برای شما کمتر است اما هنوز هم بسیار فوری هستند. شما باید از طریق پست الکترونیکی، تلفنی یا در یک جلسه وظایف محوله را پیگیری کنید تا بعداً از پیشرفت آنها مطلع شوید.

نمونه ای از یک وظیفه تفویض شده می تواند کسی باشد که با شما تماس می گیرد تا یک درخواست فوری را درخواست کند یا از شما بخواهد که وارد جلسه شوید. شما می توانید این مسئولیت را با پیشنهاد دادن فرد بهتر برای این کار یا دادن اطلاعات لازم به تماس گیرنده برای واگذار کردن وی در امور خود واگذار کنید.

چهارم و آخرین ربع، انجام ندهید، اصلا انجام ندهید زیرا برای کمک به شما در مرتب سازی کارهایی که اصلاً نباید انجام دهید وجود دارد.

عادت های بد، مانند گشت و گذار در اینترنت بدون دلیل یا بازی بیش از حد طولانی را کشف و متوقف کنید، این بهانه ای به شما می دهد که قادر به انجام کارهای مهم در ربع 1 و 2 نیستید.

اغلب اوقات، ممکن است شما متوجه آن نشوید اما تنها چیزی که در زندگی خود نیاز دارید کمی سازماندهی و اولویت بندی آنچه باید انجام شود است تا میان تعهدات همپوشانی انجام شود.

با این اوصاف، شما احتمالاً فکر می کنید که بالاخره کار چندان دشواری نیست. هم اشتباه می کنید و هم درست است. به نوعی اشتباه است که اگر فکر می کنید ساختن لیست کارهایی که به صورت تصادفی انجام می شود برای شما معجزه می کند، کارساز خواهد بود، اما نه به روشی که ذهن شما را خراب کند.

و حق با شماست، با کمی تلاش بیشتر و با استفاده از ماتریس آیزنهاور، زندگی شما بسیار بهتر خواهد شد.

از آنجا که ما قبلاً برخی از متغیرهای ماتریس آیزنهاور را تکرار کرده ایم، زمان آن رسیده است که مسائل را در سطح عمیق تری مشاهده کنیم.

ربع های زیر ماتریس آیزنهاور را به یاد بیاورید:

مهم و فوری

مهم و غیرفوری

غیرمهم و فوری

غیرمهم و غیرفوری

بیشتر اوقات، بعضی از کارها ماهیتی فوری دارند. برای این منظور، ممکن است فوریتی در مراحل اولیه یک پروژه وجود نداشته باشد، اما ممکن است در هر زمان رخ دهد. تصور کنید در یک مهلت مقرر به دلیل تحویل ناپذیر یا درخواست های اضافی از مشتری، عقب افتاده اید.

در آن صورت، جریان کار ماتریس آیزنهاور مرحله دگردیسی را طی می کند. این اتفاق می افتد زیرا شما به دلیل نیازهای لحظه آخری یا میان مدت پروژه از طرف هرکسی که تغییر غذا می دهد، کارهای مختلفی انجام می دهید.

در چنین مواردی، به یاد داشته باشید که ربع ماتریس آیزنهاور ثابت مانده است. تنها چیزی که تغییر می کند وابستگی به وظایف و بسیاری از پیچیدگی های دیگر است.

صحبت از وابستگی به وظیفه است، اگر یک کار به چیز دیگری وابسته باشد، می توانید هر تعداد کار را با دیگران مرتبط کنید.

در بعضی مواقع، این وابستگی ها به دلیل ماهیت نقاط عطف، بخشی از پروژه می شوند. به عنوان مثال، ممکن است از توسعه دهندگان خواسته شود که یک ویژگی را ارائه دهند، اما اگر طراحی یا چارچوبی برای استفاده ندارند، نمی توانند ادامه دهند. در چنین سناریوهایی، وابستگی ها نقشی حیاتی دارند.

از آنجا که “حذف” بخشی از ربع ماتریس آیزنهاور است، می توانید با شناسایی آنها و تحویل آنها به یک منتخب در تیم خود، مشکلات را کاهش دهید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره با یک کوچ یا دریافت جلسات کوچینگ با ما در ارتباط باشید.