هدایت یک تیم می تواند گاهی الهام بخش، پاداش دهنده و طاقت فرسا باشد.

محیط های شلوغ کاری می تواند زمان کمی را برای رهبران تیم برای ورود به سیستم و بودن در کنار اعضای تیم بگذارد و اطمینان حاصل کند که آنها احساس خوشبختی، خلاقیت دارند و در مسیر درست هستند. اما با این 6 نکته ساده و موثر در مدیریت تیم، یک گزینه جایگزین وجود دارد. در جلسات کوچینگ نیز بسیاری از این موارد به مراجعین گفته می شود.

چگونه می توان به مدیریت تیمی موثر دست یافت؟

با داشتن کانال های ارتباطی خوب و فرصت های فراوان برای بازخورد، می توانید یک سیستم پشتیبانی قوی به تیم خود ارائه دهید. با این کار، رهبران تیم می توانند پاسخگویی، اعتماد و رویکردی که کمتر سلسله مراتبی باشد را ایجاد کنند.

در اینجا شش نکته برای دستیابی به یک تیم شادتر و سازنده از طریق برخی از کارهای حمایتی وجود دارد:

1. شفاف باشید

مشخص شده است که محیط های شفاف کاری باعث می شود تیم ها بیشتر پاسخگو، شاد و خلاق باشند. مانند کسب و کاری که سیستم سازی شده است.

به نظر ادعای بزرگی می رسد اما محیط های شفاف به ایجاد احساس احترام متقابل بین اعضای تیم و مدیران تیم کمک می کنند. از طریق ارتباط باز و سازگار، محل کار شفاف و معتبر به کارمندان کمک می کند تا در موقعیت های خود احساس امنیت کنند. به نوبه خود، اعضای تیم احساس راحتی می کنند تا ایده ها و پیشنهادات خود را افزایش دهند و خلاقیت را افزایش دهند.

مارک دو گراندپر، معاون ارشد بازاریابی در شرکت KIND Healthy Snacks، معتقد است که شفافیت در محل کار بسیار مهم است. مارک توضیح می دهد که چگونه آنها از شفافیت برای مدیریت موثر تیم در شرکت خود استفاده می کنند:

هدف مارک و تیمش این است که همه کارمندان احساس احترام و امنیت کنند. در نتیجه، آنها دریافتند که هر یک از اعضای تیم در کار خود احساس خوشبختی کنند، در عین حال خلاق تر و وفادارتر می شوند.

2. ارتباط موثر برقرار کنید

حتماً این مورد را قبلاً شنیده اید: اساس تیم همکاری کننده و سازنده ارتباط خوب است.

هدف ایجاد فضایی است که در آن رهبران تیم احساس می کنند می توانند بازخورد صادقانه و سازنده ای ارائه دهند و اعضای تیم از بیان نگرانی ها و برقراری ارتباط با یکدیگر اطمینان پیدا می کنند.

برای تیم هایی که اعضا از راه دور کار می کنند، چت کردن می تواند روشی ایده آل برای برقراری ارتباط باشد.

اگر تیم شما در مناطق مختلف کار می کند و می خواهید یک قرار ملاقات دائمی برای تماس ها تنظیم کنید، یافتن زمانی مناسب برای همه افراد درگیر مهم است. با عدم برقراری تماس همیشه در زمان ناخوشایند برای عضو تیم از راه دور، آنها برای برقراری ارتباط صادقانه و دقیق با شما معذب خواهند بود.

یک کانال شبکه اجتماعی را امتحان کنید

یکی دیگر از ابزارهای ارتباطی عالی شبکه های اجتماعی است. بسیاری از شرکت ها در حال حاضر از شبکه ها استفاده می کنند، صرف نظر از اینکه تیم شما از راه دور کار می کند یا همه در یک دفتر کار می کنند، این یک روش عالی برای کاهش ایمیل ها و ایجاد فرهنگ کار مثبت و دوستانه است.

3. بازخورد ارزشمند ارائه دهید

ارائه بازخورد به اعضای تیم یکی از بهترین راه هایی است که می توانید از آنها برای پیشرفت حرفه ای و شخصی حمایت کنید.

ژان فرانسوا مانزونی، استاد رهبری و توسعه سازمانی در IMD International ، توضیح می دهد:

“به کارمند خود کمک کنید تا بفهمد چگونه می تواند به رشد خود ادامه دهد”

حتی اگر بازخورد منفی برای دادن ندارید، حتماً فرصت های منظم برای ورود به سیستم را داشته باشید. به این ترتیب می توانید در مورد اینکه اعضای تیم خود در حال پیشرفت هستند و می توانند رشد بیشتری داشته باشند مشاوره ارائه دهید. اگر زمینه های کاری وجود دارد که احساس می کنید می توانند بهبود یابند، این بحث ها همچنین فرصت خوبی را برای به اشتراک گذاشتن بازخورد سازنده شما فراهم می کند.

بازخورد ممکن است دشوار باشد اما یک قسمت اساسی از مدیریت موثر تیم است.

“اگر یک مکالمه را سخت یا اعصاب خردکن می دانید، به یاد داشته باشید که هدف شما از ارائه بازخورد کمک به اعضای تیم شما برای موفقیت و رشد است.”

بنابراین اگرچه گفتگوهای بازخوردی به ویژه در سازمان های غیر سلسله مراتبی ممکن است دشوار باشد، اما برای پیشرفت اعضای تیم و موفقیت تیم گسترده شما مهم و ضروری است.

4. همکاری میان تیم را تشویق کنید

به طور حتم اعضای تیم شما اگر بتوانند با یکدیگر کنار بیایند خوشحالتر خواهند شد. به عنوان یک پاداش اضافه شده، آنها نیز عملکرد بهتری خواهند داشت.

برای رسیدن به این هدف، اعضای تیم خود را به همکاری تشویق کنید. در تیم شما، احتمالاً یک سری مهارت های متنوع وجود دارد. با اطمینان از آگاهی همه از پروژه های در دست اجرا، اطمینان حاصل کنید که از این مهارت های مختلف استفاده شده است. به این ترتیب، اعضای تیم می توانند هر کجا که احساس کنند می توانند ارزشی داشته باشند، همکاری کنند.

یک ابزار مدیریت وظیفه مشترک می تواند با به اشتراک گذاشتن کارهای آینده برای هر یک از اعضای تیم با بقیه اعضای تیم، به این روند کمک کند.

از Google Drive استفاده کنید

مشخص شده است که همکاری باعث افزایش خلاقیت می شود، بنابراین ابزارهایی مانند  Google Drive  که به شما امکان می دهد در هنگام کار به روزرسانی بی درنگ اسناد مشترک را انجام دهید، ایده آل هستند.

در بخش بازاریابی، از ویژگی بارگذاری Google Docs برای به اشتراک گذاشتن اسناد از طریق وظیفه مربوطه استفاده می کنیم. این بدان معنی است که ما همیشه در حال کار بر روی به روزترین نسخه سند هستیم، زیرا سایر اعضای سازمان قادر به ویرایش آن در زمان واقعی هستند. سپس از ویژگی اظهار نظر در مورد هر کار استفاده می کنیم تا بازخورد، سوال یا به روزرسانی مربوط به چگونگی پیشرفت کار را به شما ارائه دهیم.

ایده های خود را ترسیم کنید

برای یک کار کمتر مشارکتی، سعی کنید از یک نقشه ذهنی آنلاین استفاده کنید. با استفاده از این ویژگی کاربران می توانند بازخورد ارائه دهند یا به ایده های خود رأی دهند یا خیر این همه می تواند در زمان واقعی انجام شود، خواه طوفان فکری در یک جلسه با هم، یا کار کاملاً از راه دور.

یافته شده است که ایده پردازی به صورت مشترک باعث تقویت تفکر خلاق می شود، زیرا تفکر خطی، همگرا (مغز چپ) را با تفکر واگرا و غیرخطی (مغز راست) ادغام می کند. این کل ذهن را درگیر پردازش و ایجاد اطلاعات جدید می کند، با استفاده از حس بصری، فضایی و حرکتی ما می تواند ایده های جدیدی ارائه دهد و خلاقیت ما را افزایش دهد.

5. به تیم خود اعتماد کنید تا کار خود را انجام دهد

توصیه ما به سایر رهبران  چیست؟ این است که همیشه باید تشخیص دهند که چه زمانی وظایف را واگذار کنند.

اگر کارمندان خود را برای یک حوزه تخصصی مانند برنامه نویسی استخدام کرده اید، باید بدانید چه موقع آنها را برای انجام کارشان ترک کنید.

وظایف را به آنها واگذار کنید

گاهی ممکن است رها کردن کار سخت باشد. به خصوص اگر مدتی روی پروژه ای کار کرده اید اما برای تصدیق آن به یک عضو احتیاج دارید. تبدیل شدن به یک “ناظر” به شما امکان می دهد تا در مورد چگونگی پیشرفت کار و هرگونه بحث و گفتگو در جریان باشید.

مایکل کرنر، بازاریاب رشد، توضیح می دهد که چگونه این عملکرد به او کمک می کند تا تیم رشد را به طور کارآمد اداره کنید:

“در هر مرحله، کار آزمایش به یک شخص خاص اختصاص داده می شود … سایر اعضای تیم می توانند روند کار را” تماشا “کنند، و همه را در چگونگی پیشرفت آزمایش آگاه کنند .همانطور که آزمایشات انجام می شود، ما وظایف را بین بخش ها منتقل می کنیم. تمام اعضای تیم “مشاهده” آزمایش در مورد حرکت مطلع می شوند.

با اجازه دادن به “ناظران” برای نظارت بر پیشرفت، این ویژگی به رهبران تیم اجازه می دهد تا به اعضای تیم بسپارند تا وظایف یا پروژه های خود را به تنهایی انجام ندهند، در حالی که احساس می کنند می توانند برای پرس و جو یا کمک به آنها در صورت مفید بودن، پیش بروند.

مروری بر پیشرفت تیم و پروژه داشته باشید

اعضای تیم می توانند از طریق قسمت آمار و گزارش ها، نمای کاملی از پیشرفت تیم و وظایف داشته باشند. با نمودارهای مربوط به ایجاد و تکمیل کار، بهره وری تیم می تواند به طور شفاف مشاهده شود و گزارشات را در صورت لزوم به عنوان پرونده بارگیری کنید.

6. از فرسودگی تیم جلوگیری کنید

شما به عنوان یک رهبر، در تعیین مرزهای مثبت کار، بازی و آرامش موقعیت خوبی دارید. بل بث کوپر در مقاله خود در مورد مدیریت اعلان های کاری اظهار داشت که این مسئولیت کارفرمایان است که در مورد زمان و مکان اعضای تیم به طور کامل از کار جدا شوند. این می تواند به معنای مثال این باشد که انتظار نداشته باشیم اعضای تیم ایمیل ها را بعد از ساعت کاری بررسی کنند.

البته، این می تواند دشوار باشد. به خصوص در تیم هایی که اعضا انعطاف پذیر کار می کنند و ممکن است ترجیح دهند زود شروع کنند یا دیر کار کنند تا در وقت دیگری صرفه جویی کنند. با این حال، تشویق اعضای تیم برای تعیین برخی محدودیت های کاری، خوب خوابیدن و جلوگیری از سوختن امری مهم است.

بنابراین این 6 نکته برای تسلط بر مدیریت تیم موثر از طریق برخی از روندهای تولیدی و حمایتی است.

با این حال، هر سازمانی متفاوت است، بنابراین بسیار خوب است که از یک متخصص کسب و کار مانند یک بیزینس کوچ در این امر یاری بخواهید. بیزینس کوچ حرفه ای می تواند اصول رهبری و مدیریت مفید را به شما ارائه دهد.