معجزات سیستم سازی کسب و کار برای مدیران

معجزات سیستم سازی کسب و کار

با این 10 نکته معجزات سیستم سازی در کسب و کارتان را می توانید لمس کنید.

دنیای امروزه مدام در حال تغییر است و کسب و کاری می تواند جای خود را محکم کند که با تغییرات همراه باشد و به دنبال سیستم سازی باشد و از معجزات سیستم سازی اطلاع داشته باشد.

برای تغییر و اینکه بتوانید شاهد معجزات سیستم سازی باشید نباید روی موضوع خاص یا شیوه خاصی تعصب داشته باشید. تمام کسب و کارها سیاست ها و دستورالعمل هایی برای انجام کارهایشان دارند که باعث نظم و انسجام در کارها می شود، این دستورالعمل ها از کارهای خیلی ساده را شامل می شود تا پیچیده ترین اموری که در کسب و کار انجام می شود. با سیستم سازی کسب و کار که به کمک یک بیزینس کوچ صورت می گیرد اتفاقات بسیار خوب و هیجان انگیزی برای کسب و کار و مخصوصا مدیران کسب و کار می افتد. فرض کنید که شما در کسب و کارتان نیستید اما کارها در حال انجام به بهترین نحو است و شما درآمد خود را دارید حتی بدون حضور، به نظر عالی میاد.

در این مقاله قصد داریم چند مزیت فوق العاده را برایتان توضیح دهیم که معجزات سیستم سازی را برای شما شفاف می کند.

1- دیگر کسب و کارتان به شخص خاصی وابسته نیست

در هر کسب و کاری افرادی حضور دارند که هر یک وظیفه مشخصی دارند که فرد دیگر شاید نتواند آن وظیفه را انجام دهد و در نبود یکی از افراد سیستم کسب و کار فلج می شود و کارها انجام نمی شود و این اصلا خوب نیست. راه حل چیست؟ راه حل سیستم سازی کسب و کار است که تمام فرآیند ها را به سیستم واگذار می کند و با شفاف سازی هر فرآیندی هر کارمندی می تواند کارهای همکار دیگرش را انجام دهد، از این طریق مدیر می تواند تمرکز خود را در قسمت های دیگر کسب و کار بگذارد. در کسب و کارهایی که به شخص یا اشخاصی وابسته باشند با هر تغییری در نیروی انسانی کسب و کار دچار اختلال می شود و ثباتی ندارد، اما یک کسب و کار سیستماتیک چنین چالش هایی را ندارد.

2- ثبت تمام دستاورد های کسب و کار

زمانی که یک کسب و کار سیستماتیک باشد تمام دستاوردها و داشته های آن در یک سیستم مشخص مکتوب شده و همیشه در دسترس خواهد بود و امکان از بین رفتن آن بسیار کم است و این کسب و کار همیشه با بررسی این دستاوردها می تواند رو به جلو حرکت کند، اما کسب و کاری که فاقد سیستم باشد هر زمانی امکان از دست رفتن تمام اطلاعات و دستاوردهایش وجود دارد و این موضوع می تواند ضربه مهلکی به کسب و کارشان بزند و مدیر دائم باید نگران از دست رفتن داده ها باشد. با سیستم سازی این بار نگرانی و اضطراب از دوش مدیر برداشته می شود.

3- پایین آمدن درصد خطاهای انسانی

یکی دیگر از معجزات سیستم سازی در هر کسب و کاری که امکان اینکه هر شخصی دچار خطایی شود وجود دارد که گاه این خطا کوچک و گاهی خطا بزرگ و بسیار خطرناک است کمک به پایین آمدن درصد این خطاها است. حالا فرض کنید که نقش نیروهای انسانی را در کسب و کارتان کمتر کنید، قطعا خطاهای انسانی نیز کاهش می یابد. یکی از مهم ترین فواید سیستم سازی برای مدیران همین موضوع است که دیگر نیازی به نظارت دائم و مستقیم کارمندان ندارد زیرا تمام کارها شفاف سازی شده و دستورالعمل واضح و مشخصی دارد پس امکان خطا بسیار کم می شود.

4- مدیریت دانش موجود در کسب و کار

هر شخصی در حیطه کاری خودش دانش به خصوصی دارد که در صورتی که محل کار را ترک کند ممکن است که بخش هایی از کسب و کار دچار مشکل شوند اما با سیستم سازی شما برای کسب و کار خودتان یک هویت مستقل و رها می سازید که تمام دانش ها نیز در جایی ذخیره شده و با نبود هر نیرویی باز هم کسب و کار به روال سابق خود ادامه می دهد.

5- افزایش زمان آزاد

هر صاحب کسب و کاری قطعا دغدغه های بسیاری دارد و حل این چالش ها زمان زیادی از او می گیرد و دائم باید در کسب و کارش حضور داشته باشد. اما یک مدیر باید بیشتر زمان خود را صرف فکر کردن و ایده پردازی برای کسب و کار کند پس نیاز به زمان آزاد دارد و این زمان از طریق سیستم سازی کسب و کار حاصل می شود چون دیگر نیازی به حضور مستقیم مدیر کسب و کار نیست و مدیر می تواند زمان خود را صرف امور مهم تر و کارهای جدیدتری کند.

6- برقراری تعادل میان کار و زندگی

هنگامی که مدیر زمان آزاد بیشتری داشته باشد می تواند زمانی را نیز برای تفریح، استراحت و خانواده و دوستانش بگذارد که این باعث احساس رضایت خود مدیر و اطرافیانش نیز می شود. اما مدیرانی که کسب و کاری سیستماتیک نداشته باشند دائما باید در کار حضور مستقیم داشته باشند و زمان کافی حتی برای استراحت نخواهند داشت و این از ویژگی های یک مدیر و کسب و کار موفق نیست. با سیستم سازی کسب و کار با ساعت کاری کمتر به درآمد بیشتری می رسید.

7- از بین رفتن تنش کارمندان

قطعا برای تمام مدیران دیدن تنش میان کارمندان صحنه ای تکراری است و هیچکس از این موضوع احساس خوشایندی ندارد. اما با سیستم سازی دیگر قرار نیست که شاهد این صحنه ها باشید چون هر چیزی طبق دستورالعمل از پیش تعیین شده و مشخصی انجام می شود و دیگر درگیری و تنشی بین کارمندان به وجود نمی آید و هیچکس در کار شخص دیگری دخالت نمی کند و اتحاد مجموعه حفظ می شود.

8- با خیال راحت به سفر می روید

فرض کنید که مدیر یک کسب و کار سنتی هستید و قصد سفر دارید، هنوز یک روز از رفتن شما نگذشته که با سیل عظیمی از تماس ها و سوالات مواجه می شوید. این اصلا خوب نیست و باعث نارضایتی شما از سفرتان نیز می شود. راه حل این موضوع سیستم سازی است، زمانی که تمام کسب و کار شما طبق سیستم و اصول واضحی پیش برود دیگر در نبود شما نیازی نیست که با شما تماس بگیرند و این می تواند آرامشی برای شما به ارمغان بیاورد که با خیالی آسوده سفر کنید. قطعا یکی از بزرگترین معجزات کسب و کار این مورد است.

9- با مشکلات استخدام نیروی متخصص درگیر نیستید

زمانی که شما تمام سیستم های کسب و کارتان دستورالعمل مشخصی داشته باشد دیگر نیاز به صرف زمان برای پیدا کردن نیروی متخصص ندارید زیرا یک فرد عادی نیز طبق دستورالعمل های شفافی که دارید می تواند کار را برای شما انجام دهد و هیچگاه لنگ استخدام نمی مانید.

10- درگیر کارهای کم اهمیت نمی شوید

یک مدیر نباید خود را در تمام امور و جزییات درگیر کند و باید مهارت تفویض اختیار را بلد باشد. خیلی از مدیران احساس میکنند که باید در هر کاری حضور داشته باشند و هیچکس جز خودشان از پس کارها بر نمی آید و اگر خودشان حضور نداشته باشند نادیده گرفته می شوند. یک مدیر موفق که کسب و کار سیستماتیکی داشته باشد تمام کارها را تفویض می کند و در هر امور کم اهمیتی خود را درگیر نمی کند و مداخله نمی کند و به نیروهای انسانی خودش فضا و اختیاراتی برای انجام یک سری از وظایف می دهد.

 

فکر نمی کردید سیستم سازی تا این حد مزیت داشته باشد؟ حتی مزایاش از اینم بیشتر هست اما ما اینجا به گفتن 10 مورد اکتفا کردیم. برای سیستم سازی حتما، حتما از یک بیزینس کوچ حرفه ای کمک بگیرید و برای شروع یک جلسه کوچینگ رزرو کنید تا ببینید چه مراحلی را برای سیستم سازی باید طی کنید.

با سیستم سازی در نبودتون هم کسب درآمد کنید و از نزدیک شاهد معجزات سیستم سازی باشید.

دیدگاهتان را بنویسید