اخراج کارمند امری استرس زا برای هر دو طرف است پس این مقاله را با دقت بخوانید.

مهم نیست که شما چقدر در مورد مشکلات عملکرد با کارمندتان صحبت کرده باشید، تقریبا هیچ کس باور نمی کند که ممکن است آن ها واقعاً اخراج شوند. این کار اغلب بی دلیل نیست زیرا یک کارفرمای متوسط ​​مدت زمان زیادی منتظر می ماند تا یک کارمند غیرفعال را از کار اخراج کند.

بنابراین، کارمندان خود را متقاعد می کنند که اخراج نخواهند شد و آن ها فکر می کنند شما آن ها را دوست دارید و حتی اگر اشتباهی کنند مورد بخشش قرار میگیرند. آن ها فکر می کنند شما می دانید که آن ها فرد خوبی هستند، یا تشخیص می دهید که آن ها سخت تلاش کرده اند. در واقع، شما ممکن است همه این موارد را باور داشته باشید اما، وقتی کارمند وظیفه خود را انجام نمی دهد، هیچ یک از احساسات شما مهم نیست و احساس لطمه خوردن از جانب کارمند به شما غلبه می کند و منجر به اخراج می شود.

در یک شرکت فناوری، یک کارمند در جلسه اخراج  شرکت کرد. در ماه قبل از پایان کار، کارمند یازده روز کار را از دست داده بود و اهمال کاری کرده بود. کار او بیش ازحد غیر قابل ترمیم و بخشش بود و هر روز بخشی از کارهای برنامه ریزی شده را از دست داده بود، بنابراین بازدهی اش نیمی از نیاز کارفرما بود که این اتفاق برای کارفرما قابل قبول نبود.

علی رغم جلسات مشاوره، اخطارهای شفاهی و هشدارهای کتبی، وی گفت که هرگز، فکر نکرده است که شرکتش او را اخراج کند و همیشه احساس میکرده که زمانی برای جبران اشتباهاتش دارد. بسیاری از کارمندان نیز همین احساس را دارند و تا حدی، این باور با اقدامات کارفرما، یا بهتر بگوییم، عدم عمل تشویق می شود که دیگر حتی تصور اخراج در ذهن آن ها شکل نمی گیرد و با راحتی به کارهای درست و غلط خود ادامه میدهند.

اخراج یک کارمند ممکن است مدتی شما را ناراحت کند. معمولاً این شرایط نامناسبی است. زیرا شما مهربان و دلسوز هستید و تمایل دارید فرصتی دیگر به کارمندان بدهید. اما، اینها 10 کار اصلی هستند که شما نمی خواهید هنگام تصمیم به اخراج یک کارمند انجام دهید اما چاره ای جز انجام آنها ندارید.

1. کارمند را اخراج نکنید مگر اینکه به صورت رو در رو با او ملاقات کنید

نحوه اخراج یک کارمند فوق العاده مهم است، حتی از شیوه استخدام او نیز مهم تر است. با استفاده از روش های الکترونیکی مانند ایمیل، پیام کوتاه، پیام صوتی یا تماس تلفنی، کارمند را اخراج نکنید. هنگام اخراج کارمند تنها یک نامه نیز نامناسب است. آن ها مستحق ملاقات حضوری هستند. هیچ چیز دیگری مناسب نیست.

در این زمان با رواج شبکه های اجتماعی، شما باید تصور کنید که هرگونه اخراج به عنوان یک موضوع خصوصی باقی نخواهد ماند.

شما شرایطی را ایجاد کرده اید که در آن کارکنان باقیمانده شما از اعتماد به شما می ترسند. یا بدتر، آن ها اطمینان دارند که ممکن است به آن ها آسیب برسانید و انگیزه و امنیت شغلی خود را از دست میدهند.

2. بدون هشدار رفتار نکنید

تا زمانی که اشتباهی فاحش رخ ندهد، کارمند باید مربیگری و بازخورد عملکردش را به مرور تجربه کند. مانند یک مشاور کسب و کار او را راهنمایی کنید. قبل از اخراج یک کارمند، سعی کنید تعیین کنید که چه چیزی باعث شکست کارمند می شود و به او گوشزد کنید.

اگر تصمیم گرفتید که کارمند می تواند عملکرد خود را بهبود بخشد، هرگونه کمک برای تشویق و حمایت از کارمند لازم است، ارائه دهید. هر مرحله از مراحل بهبود را مستند کنید تا کارمند سابقه آنچه در هر مرحله اتفاق می افتد را داشته باشد.

اگر اطمینان دارید که کارمند می تواند پیشرفت کند یک طرح بهبود عملکرد ممکن است الزامات بهبود قابل اندازه گیری خاص کارمند را نشان دهد.

با این وجود از طرح بهبودی استفاده نکنید مگر اینکه اطمینان داشته باشید که کارمند می تواند پیشرفت کند. روند عذاب آور ملاقات هفتگی برای ترسیم اینکه کارمند هیچ پیشرفتی نداشته  برای مدیر و نماینده منابع انسانی نیز وحشتناک است پس این ظلم را به سازمان خودتان نکنید.

3. مکالمه را بدون شاهد شروع نکنید

در موارد پایان کار، کارمند باید وکیلی پیدا کند که معتقد باشد می تواند در این پرونده پیروز شود و بنابراین هزینه خود را جمع آوری کند. بهترین روش این است که هنگام اخراج کارمندی، یک کارمند دوم نیز در جلسه شرکت کند تا شاهدی بر تمام صحبت ها و اتفاقات باشد.

این به شما فردی می دهد که علاوه بر خودتان، جلسه را شاهد است و در آن شرکت می کند. در صورت تمام شدن کلمات مدیر استخدام یا عدم اطمینان از گفتن یا انجام اقدامات بعدی، این فرد همچنین می تواند شل شود و در صورت اخراج نشدن اعتبار صحبت های مدیر زیر سوال رفته و حتی ممکن است کارمند قصد تلافی در کار را داشته باشد. پس هیچگاه کارمندی را که به جلسه اخراج فراخوانده اید به سازمان خود بازنگردانید.

این شاهد غالباً کارکنان منابع انسانی هستند. او در اخراج کارمندان تجربه بیشتری نسبت به یک مدیر متوسط ​​دارد، بنابراین همچنین می تواند بحث را در جریان نگه دارد و به پایان برساند.

او همچنین می تواند رفتار منصفانه، برابر و حرفه ای در بین کارمندان و ادارات مختلف را تضمین کند. این مسئولیت شما را هنگام اخراج کارمندی محدود می کند.

4. مکالمه را بیش از آنچه لازم است به درازا نکشید

اگر به مرور زمان عملکرد یک کارمند را مشاهده و مستند کرده اید و مرتباً بازخورد داشته اید، وقتی کارمند را اخراج می کنید، احساس نارضایتی مجدد ندارید و کاری بی رحمانه نیست.

با این وجود، هر کارمندی از شما سوال می کند. جوابی تهیه کنید که صادقانه باشد و بدون جزئیات و سرزنش، وضعیت را به درستی شرح دهد تا اون هم علت اخراج خود را بدرستی بداند.

شما می خواهید که کارمند در خاتمه کار، شأن و منزلت خود را حفظ کند. بنابراین، می توانید بگویید:”ما قبلاً در مورد عملکرد شما بحث کرده ایم. ما در حال پایان دادن به کار شما هستیم زیرا عملکرد شما مطابق با استانداردهای انتظار ما در این موقعیت نیست، ما برای شما در آینده آرزوهای خوبی داریم و اعتماد داریم که موقعیتی را پیدا می کنید که برای شما مناسب تر باشد. شما استعدادهای زیادی دارید و اطمینان داریم موقعیتی را پیدا می کنید که بتوانید از آنها استفاده کنید.”

یا می توانید به سادگی به کارمند یادآوری کنید که به مرور زمان با او در مورد آن بحث کرده اید و این کار دیگر بی فایده است. سعی کنید کارمند با دلخوری و خاطره نامطلوبی از سازمان شما جدا نشود.

5. نگذارید فکر کنند تصمیم نهایی و جدی نیست

از آنجا که کارمندان باور ندارند که شما در وهله اول آنها را اخراج خواهید کرد و همچنین در بسیاری موارد شایستگی اخراج را از نظر خودشان ندارند، به کارمند اجازه ندهید که باور کند فرصتی برای تأثیرگذاری در تصمیم شما وجود دارد.

امیدوارم قبل از تعیین جلسه اخراج، خیلی فکر کرده باشید. با مهربانی ، نگرانی و احترام به کارمند نزدیک شوید ، اما سخنان شما باید سر راست باشد. اگر کارمند معتقد باشد که آخرین فرصت تأثیرگذاری در تصمیم شما را دارد به صحبت های شما توجه نمی کند و تنها به دنبال به دست آوردن فرصتی برای نجات کار خود است.

پس از یک سلام و احوالپرسی اولیه، در واقع به کارمند بگویید که هدف از جلسه اطلاع دادن از تصمیم شما در مورد پایان دادن به کارش است که این تصمیم هم نهایی است. این ساده تر از آن است که کارمند را گمراه کنید و باور کند که می تواند نتیجه را تحت تأثیر قرار دهد.

پیشنهاد می کنم بخوانید: شیوه برخورد با کارمندان

6. اجازه ندهید آن ها با اموال شرکت آنجا را ترک کنند

در جلسه اخراج از کارمند بخواهید کلید، کارت، نشان، تلفن هوشمند، لپ تاپ، تبلت و سایر تجهیزات یا ملزومات شرکت را تحویل دهد. در صورت امکان، در زمان ناهار یا استراحت، به محل کار کارمند بروید یا کارمند را همراهی کنید تا قبل از اینکه کارمند را به سمت اتومبیل وی اسکورت کنید، بقیه موارد متعلق به شرکت را جمع آوری کنید.

اگر، به عنوان مثال، لپ تاپ در خانه کارمند است (که البته بعید به نظر می رسد)، در مورد زمانی که انتظار دارید آن را برگرداند هماهنگی دقیقی انجام دهید. اگر از کارکنان قول تحویل تجهیزات را نگرفتید، بلافاصله پیگیری کنید.

7. به کارمند سابق اجازه ندهید به منطقه کار یا همکارانش دسترسی پیدا کند

بسیاری از کارمندان هنگام اخراج از کار ناراحت می شوند. بعضی اوقات، آن ها گریه می کنند. برای حفظ شان و منزلت آنها و جلوگیری از ناراحتی دیگر کارمندان با کارمند قرار بگذارید که بعد از کار یا آخر هفته برای برداشتن وسایل شخصی خود وارد سازمان شود. همچنین می توانید پیشنهاد ارسال وسایل دفتر را به خانه کارمند ارائه دهید.

این به شما امکان می دهد اسناد و مطالب شرکت، مانند پرونده های مشتری و موارد دیگر را استخراج کنید و به کارمندان اجازه می دهد هنگام تحویل دارایی خود حریم خصوصی را حفظ کنند. اگر کارمند اصرار دارد بلافاصله همه دارایی خود را جمع کند، در صورت امکان تا ناهار یا استراحت صبر کنید و همیشه کارمند را در محل کار خود همراهی کنید.

شما می خواهید تماسی که کارمند با سایر کارمندان شما در محل کار دارد به حداقل برسد. و حفظ کرامت کارمند باید از اولویت های اصلی باشد. اطمینان از این که کارمند هیچگونه اسناد یا موارد متعلق به شرکت را که کارمند بعدی به آنها نیاز خواهد داشت، همراه خود نخواهد برد لازم است.

8. به کارمند اجازه دسترسی به سیستم های اطلاعاتی را ندهید

در جلسه اخراج کارمند، یا کمی قبل از آن، دسترسی کارمند به سیستم های الکترونیکی خود مانند ایمیل، شبکه های اجتماعی، فایل های تماس با مشتری و موارد دیگر را قطع کنید. برای اطمینان از از دست دادن دسترسی باید با کارکنان IT خود مشورت کنید.

9. جلسه را با صحبت های مثبت پایان دهید

در مورد جستجوی کار و نحوه شروع صحبت کنید. به او بگویید که کمک های او ارزشمند بوده. نوع شغل مناسب مهارتهای او را پیشنهاد دهید. از کلمات تشویقی مانند: “ما اطمینان داریم که شغلی مناسب تر برای شما پیدا خواهد شد” استفاده کنید.

شما نمی خواهید یک جلسه مشاوره یا هم اندیشی ایجاد کنید، اما کارمند را با تشویق از درب سازمان بیرون می فرستید.(هر چقدر مهربان تر باشید معمولاً احتمال گریه کارمند بیشتر است، پس آماده باشید و خود را نبازید.)

پیشنهاد می کنم بخوانید: احترام سلامت محیط کار را تضمین می کند

10. یک کارمند را بدون داشتن چک لیست از کار اخراج نکنید

در صورت نیاز به اخراج کارمند، یک چک لیست پایان کار می تواند شما را مرتب و منظم نگه دارد. چک لیست پایان کار اطمینان می دهد که شما در طول جلسه ای که می تواند برای همه شرکت کنندگان یک جلسه پرتنش باشد، تمام موضوعات مناسب را پوشش می دهید.

چک لیست پایان کار راهنمایی در مورد آگاه ساختن کارمند از آنچه می تواند به طور قانونی و از شرکت شما پس از پایان کارش انتظار داشته باشد، ارائه می دهد.

همچنین به عنوان اثبات مباحث و مبادلاتی است که در طول جلسه اخراج با کارمند به اشتراک گذاشته شده است.

با بکارگیری نکات گفته شده سعی کنید بهترین وضعیت در بدترین شرایط را ایجاد کنید.

شما می توانید قبل از اخراج برای اطمینان از تصمیم گرفته شده با یک بیزینس کوچ حرفه ای مشورت کنید. شاید کارمند بتواند در یک پست و موقعیت دیگر عملکرد بهتری داشته باشد و نیاز به اخراج نباشد، این را بخاطر داشته باشید که هزینه استخدام بسیار بیشتر از اخراج است. پس حتما با یک کوچ مشورت کنید.

این مقاله تنها یکی از مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ در سایت محمدرضا سلطانی است. اگر فکر می کنید به مطالب بیشتری نیاز دارید می توانید از دیگر مقالات ما نیز استفاده نمایید.