توبیخ کارمندان مطمئناً منجر به کاهش انگیزه در آن ها می شود، اما باید بدانید که آن، بخشی ضروری از کار می باشد.

در این مقاله ی آموزشی بیزینس کوچینگ، به نحوه ی بروز رفتار متناسب در مقابل کارمند خطا‌ کار و بررسی جوانب آن می پردازیم.

همه کارکنان به ناچار در کار اشتباه می کنند. موارد جدی و مهم، به توبیخ نیاز دارند تا اطمینان حاصل شود که دیگر تکرار نمی شوند یا حداقل فرصت های تکرار کاهش می یابند.

رهبران و مدیران خوب، می دانند که چگونه کارمند خطا کار را تنبیه کنند، در حالی که از عزت نفس او کاسته نشود.

توبیخ های مخرب، بر شخصیت فرد متمرکز شده و به طور بالقوه به عزت نفس آسیب می زنند. آن ها ممکن است ترس و ناامنی شغلی را در کارمند، ایجاد کنند. توبیخ های متعدد مخرب، کارمندان را تشویق می کنند تا شرکت را برای همیشه ترک کنند و به دنبال شرایط کاری جدیدی در جایی متفاوت باشند.

به موقع احساسات خود را بروز دهید

یکی از مهلک ترین واکنش هایی که مدیران ممکن است به کار بگیرند؛ این است که به موقع ناراحتی خود را بروز ندهند و اجازه دهند که نارضایتی ها افزایش یابد تا اینکه یک روز به طور ناگهانی، کارمند را اخراج کنند. از نظر آن ها، وظیفه کارمند است که بفهمد چه اشتباهی کرده و دیگر هرگز آن را تکرار نکند.

بهترین حالت این است که، مدیر و کارمند باید منتظر بمانند تا این احساسات فروکش کنند.

به دنبال حقایق باشید

رهبران و مدیران شایسته، قبل از ملاقات با کارمند خطا کار، به دنبال اطلاعات دقیقی در مورد علت بروز مشکل هستند.

آیا کارمند مشکل شخصی دارد؟ آیا کارمند، بر اساس اطلاعاتی ناقص، عمل کرده است؟

به دست آوردن حقایق در مورد اشتباهات نیز ممکن است مستلزم این باشد که مدیر تا حدی همدلی و شفقت داشته باشد. به عنوان مثال، مشکلات شخصی ممکن است حواس کارمندان را پرت کرده و منجر به اشتباهات بیشتر در محل  کار شوند.

مشکلات را رفع کنید

رفتار و عملکرد، دو قالب استاندارد هستند که براساس آن ها، مدیر باید کارمند را ارزیابی کند.

در تنبیه سازنده، مدیر باید موارد زیر را در نظر بگیرد:

تا حد امکان، مدیر باید از ضمایر جمع، مانند “ما” برای جلوگیری از شخصی سازی بحث استفاده کند.

در ابتدا با یک بیانیه خنثی و بدون تهدید مانند “دوست دارم درباره آنچه اتفاق افتاده صحبت کنیم و ببینیم آیا می توانیم از وقوع مجدد آن جلوگیری کنیم”؟، از کارمند بخواهد، دلایل انجام کار خود را توضیح دهد.

اتفاق پیش آمده را به طور مختصر مرور کنید

از کارمند بپرسید که آیا او با اتفاقات رخ داده، موافق است یا خیر؟ و در نهایت از وی درخواست کنید راه حلی موثر و کارآمد برای جبران، ارائه دهد.

در جمع انتقاد نکنید

از بدترین عکس العمل هایی که یک مدیر ممکن است در چنین شرایطی داشته باشد، سرزنش و مسخره کردن کارمند در جلسات گروهی است. جای تعجب نیست که آن مدیر، محیطی مملو از ترس و ناامنی برای سایر کارمندان نیز ایجاد می کند.

مدیران باید در ملاء عام تحسین، و در خلوت توبیخ کنند. انجام این کار به صورت خصوصی از عزت نفس کارمند محافظت و از تحقیر او جلوگیری می کند.

اگر به شیوه صحیح کارمندان را تنبیه کنید، ممکن است بتوانید او را تشویق به تغییر رفتار خود کنید. اما اگر اشتباهی صورت گیرد، شرایط را بدتر می کند که باعث می شود کل اعضای تیم، بی انگیزه شوند.

در اینجا شش نکته برای کمک به شما در برقراری این تعادل و توبیخ کارکنان به روش صحیح آورده شده است.

1- بلافاصله به موضوع رسیدگی کنید

اگر کارمندی عملکرد ضعیفی دارد یا رفتار نامناسبی از خود نشان می دهد، باید به محض تشخیص این موضوع، به آن رسیدگی شود. به تعویق انداختن صحبت با کارمند خاطی، برای مدیر، اشتباه بسیار بزرگی به حساب می آید.

2- آرامش خود را حفظ کنید

وقتی کارمند خطاکار را به اتاق خود دعوت می کنید، نباید عصبانی شوید. اگر کنترل خود را از دست بدهید، احساساتتان نیز جریحه دار می شود و احترام به  کارمند را زیر پا می گذارید. آرامش خود را حفظ کنید، به حقایق پایبند باشید و اجازه ندهید مکالمه به یک بحث داغ تبدیل شود.

3- جلسه رسیدگی را به صورت خصوصی برگزار کنید

همیشه جلسات انضباطی را به صورت خصوصی برگزار کنید. صرف نظر از آنچه ممکن است کارمند انجام داده باشد، هر کارمندی شایسته این است که با احترام و وقار با او برخورد شود. تنبیه کارمند در حضور سایر همکاران، حتی ممکن است باعث شود برخی از بهترین کارمندان شما نیز به دنبال شغل دیگری باشند.

4- آماده گوش دادن باشید

ممکن است دلایل منطقی مبتنی بر این که چرا کارمند به شیوه دیگری عمل کرده است، وجود داشته باشد. بنابراین، باید آماده شنیدن توضیحات وی نیز باشید. گوش دادن، عملی ضروری است، به ویژه اگر فرد در حالت کلی رفتار خوبی از خود بروز داده باشد. با استفاده از سه مهارت معروف بیزینس کوچینگ که شامل خوب گوش کردن، پرسیدن سوالات هوشمندانه و بازخورد می باشد، خواهید توانست از تکرار مجدد اشتباهات جلوگیری کنید.

5- توضیح دهید که چرا رفتار وی غیرقابل قبول است

همچنین بسیار اهمیت دارد که کارمند بفهمد چرا رفتار او غیرقابل قبول است. اگر بتوانید تأثیر رفتار کارمند را در سازمان، توضیح دهید، می تواند راهکار مفیدی باشد. علاوه بر آن، از وی بخواهید تا بر قوانین و اصول اجرایی سازمان بیش از پیش، پایبند باشد. به منظور در نظر گرفتن اصول و قواعد کلی، محمدرضا سلطانی، بیزینس کوچ حرفه ای، با استفاده از راهکار های عارضه یابی، به شما در رفع مشکلات پیش آمده و جلوگیری از تکرار آن ها، کمک می کند.

6- انتظارات خود را شفاف سازی کنید

هنگامی که کارمندی را تنبیه کردید، باید در مورد آنچه در آینده از او انتظار می رود شفاف سازی کنید. همچنین باید توضیح دهید که اگر کارمند رفتار خود را تغییر ندهد چه عواقبی در پی خواهد داشت. همچنین بهتر است بپرسید که چطور می توانید برای دستیابی به استانداردهای مورد نیاز، به او کمک کنید.

توبیخ یک کارمند، کار آسانی نیست، اما بخش مهمی از مدیریت یک تیم است. نکته مهم این است که منصف و عاقل باشید و با همه کارکنان خود یکسان رفتار کنید. با استفاده از نکات فوق، باید بتوانید تعادل را به درستی ایجاد کنید.

به منظور رفع چالش های احتمالی کارمندان خود، با ما در ارتباط باشید.