در هر مرحله، کسب و کار می تواند خود را از طریق ابزارهای مختلف بهبود بخشد.

اگر با یک صاحب کسب و کار مصاحبه کنید، معمولا به شما می گوید که کارهای زیادی را می خواهد انجام دهد اما نمی تواند، زیرا احساس می کند تحت فشار قرار گرفته یا کارهای عقب افتاده ی زیادی برایش به وجود آمده است راه حل آن پیاده سازی سیستم کایزن است.

در این مقاله ی آموزشی محمدرضا سلطانی ، بیزینس کوچ حرفه ای ، دلایل استفاده از سیستم کایزن و مزایای آن بررسی می شود.

یکی از دلایل متداول عدم تغییر این است که انجام آن تغییر بیش از حد بزرگ به نظر می رسد. تغییر استراتژی های  یک کسب و کار، کار سختی به نظر می رسد و ممکن است مدیران را تحت تأثیر قرار دهد. اینجاست که مدیران سیستم کایزن را در سازمان خود اتخاذ می کنند. این راهکار به مدیران در دستیابی به بهبود مستمر کمک می کند.

سیستم کایزن چیست؟

کایزن، فرآیند بهبود مستمر در طول زمان است.  سازمان هایی که از کایزن پیروی می کنند به بهبود مرحله به مرحله فرآیندهای خود اعتقاد دارند. در نتیجه، آن ها ممکن است کارها را به یک باره انجام ندهند، بلکه در عوض گام به گام وظیفه مذکور را بهبود بخشیده و به طورآرام پیشرفت کنند. این سیستم در بیزینس کوچینگ نیز به طور رایج استفاده می شود.

این مفهوم از ژاپن سرچشمه گرفته و یک اصطلاح ژاپنی است که به معنی تغییر خوب می باشد. اساساً، این فلسفه بیان می کند که ایجاد تغییرات کوچک، می تواند منجر به تغییرات بزرگ و مثبت برای سازمان شود. با توجه به این فلسفه، بسیاری از شرکت های ژاپنی دارای بهترین سیستم بهره وری در کل جهان هستند.

بهبود مستمر می تواند منجر به ایجاد یک سیستم بسیار کارآمد و مولد شود که همه مدیران و شرکت ها برای رسیدن به آن در تلاش هستند.

این سیستم بر روی فرآیندهای تجاری متمرکز است و ناکارآمدی ها را عارضه یابی می کند تا یک فرهنگ استاندارد برای تعالی و نوآوری کسب و کار ایجاد شود.

ویژگی های کایزن

کایزن فرآیندها را بهبود می بخشد و در نتیجه، نتایج بهتری را برای سازمان به ارمغان می آورد.

از داده های مناسب برای افزایش دقت و در نتیجه بهبود عملکرد استفاده می کند.

مسائل و مشکلات را از ریشه حذف می کند و ممکن است جریان پروژه ها را کاملاً تغییر دهد.

کارکنان را تشویق می کند تا ایده های جدید و خلاقانه ارائه دهند.

در نهایت؛ این امر منجر به حذف فرآیندهای ضعیف و مسائل کم اهمیت می شود.

اگر سازمانی از فلسفه کایزن پیروی کند، همه افراد، از مدیرعامل گرفته تا کارکنان، مسئول بهبود مستمر در سازمان خود هستند.

کایزن نه تنها در تولید بلکه می تواند در هر بخش دیگری نیز مشارکت داشته باشد. در واقع، اگر دقیق تر بررسی کنید، کایزن می تواند در زندگی شخصی شما نیز نفوذ کند. به طور کلی پیاده سازی کایزن به دو نوع تقسیم می شود:

کایزن جریان:

به سفر کالاها از شرکت یا فروشگاه تا زمانی که به دست مشتری برسند، کایزن جریان گفته می شود. شرکت هایی مانند شرکت های خودرو سازی که دارای جابجایی عظیمی از کالاها هستند، باید جریان کالاهای خود را به طور مداوم به منظور مطابقت با تقاضای بازار و سازگاری با شرایط متغیر، بهبود بخشند. بنابراین، کایزن جریان، می تواند به پیشرفت مستمر آن ها کمک کند.

کایزن فرآیند:

به بهینه سازی فرآیندهای موجود به صورت مستمر، کایزن فرآیند گفته می شود.

برخی از اهداف کلیدی سیستم کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع و استفاده از تجهیزات کارآمد می باشد. هدف کلی کایزن، ایجاد تغییرات کوچک در طول یک دوره زمانی به منظور پیشرفت در شرکت می باشد، اما این بدان معنا نیست که تغییرات به آرامی اتفاق می افتند. به سادگی قابل تشخیص است که تغییرات کوچک در حال حاضر می توانند تأثیرات بزرگی در آینده داشته باشند. ایده کلی این سیستم آن است که همه اعضا در موفقیت شرکت نقش مهمی دارند و همه باید در هر زمان برای بهبود مدل کسب و کار خود تلاش کنند.

مفهوم کایزن بیان می کند که هیچ روند کاملی وجود ندارد و می توان همه چیز را بهبود بخشید. مردم باید به طور مداوم در جستجوی تکامل و نوآوری باشند. اصل اساسی کایزن این است که افرادی که وظایف و فعالیت های خاصی را انجام می دهند از آن فعالیت بیش ترین حد آگاهی را داشته باشند.

ابزارها در سیستم کایزن

سیستم تجاری کایزن شامل ابزارهایی است که برای ایجاد نتیجه به کار گرفته می شوند.

به طور کلی، بهبود مستمر منجر به کامل تر شدن فرآیند ها و استراتژی ها می شود، که در برخی موارد وقت گیر نیز هست، اما نتایج کامل، جامع و پایداری را ایجاد می کند. این نوع فرآیند حتی منجر به فروش بیشتر نیز می شود. برای دستیابی به اهداف خود، ابزارهای مختلفی معمولاً توسط مشاور کسب و کار توصیه می شوند. این می تواند شامل موارد زیر باشد:

مرتب سازی

تعیین کنید که چه چیزی دارید و به چه چیزی نیاز دارید؟ این می تواند شامل مهارت ها، کارکنان، مواد اولیه، تجهیزات، فروشندگان و غیره باشد. مرتب سازی برای تشخیص کاستی ها و چگونگی اصلاح آن، یک فهرست برای شما ایجاد می کند.

استاندارد سازی

به بررسی فرآیندها و حل ناکارآمدی ها و ایجاد یک فرآیند تجاری سازمان یافته، استاندارد سازی گفته می شود. در روند استاندارد سازی حتی ممکن است روند تولید یا آموزش کارمندان متوقف و سپس اصلاح شود.

اندازه گیری

اندازه گیری داده ها به تعیین اینکه آیا آن فرآیند تجاری کارآمد است یا خیر، کمک می کند. بدون حضور داده های قابل اندازه گیری، تصمیم گیری تبدیل به یک حدس می شود که می تواند منجر به کاهش بهره وری، سودآوری و کیفیت شود.

مقایسه

وقتی اطلاعات کافی دارید، می توانید آن را با اهداف و استانداردهای خود مقایسه کنید. از طریق مقایسه، می توانید نقص عملکرد را برطرف کرده و نتایج مورد نظر خود را بهبود بخشید.

نوآوری

هوشمندانه کار کنید و دائماً به دنبال مواردی باشید که ممکن است بهتر عمل کنند. فرهنگ نوآوری با تمایل به رشد آغاز می شود. رسیدگی به علل به وجود آمدن مشکل، راه حل های واقعی را ایجاد می کنند.

پایداری

شفاف سازی فرآیندها به ایجاد فرهنگ بهبود مستمر کمک می کنند که حتی در شرایط متغیر نیز،  پایدار و قابل اعتماد هستند. هنگامی که فرآیندها به طور عینی مورد بررسی قرار می گیرند، راه حل های فرعی حذف می شوند.

به طور کلی، به منظور دستیابی به بهبود مستمر، سیستم کایزن، ابزارها، تکنیک ها و تئوری های موفق را مورد استفاده قرار می دهد که نتایج بهتری را به دنبال دارد.

به منظور شروع کار با این سیستم هوشمندانه و کاربردی، با کارشناسان ما در ارتباط باشید.