سیستم های کنترل مدیریت
در نخستین روز‌هایی که مدیریت علمی برای نخستین بار در دنیا مطرح شد، مبحث کنترل مدیریت و مسائل مرتبط با آن از سوی اشخاصی همچون فایول و تیلور نیز بر سر زبان‌ها افتاد. مبجث کنترل کیفیت از مباحث اصلی در مدیریت یک سازمان شناخته می‌شود.
در واقع کنترل کیفیت در یک سازمان، در استفاده درست و به جا از منابع موجود در آن؛ کمک بسیار خواهد کرد. یک مدیر سازمان یا بخشی از آن، زمانی به موفقیت در اهداف در نظرگرفته می‌رسد که از کنترل مدیریت و انواع سیستم‌های آن استفاده درست کند.
آشنایی با تعریف آن
مدیر یک مجموعه و سازمان با پذیرش نقش خود به دنبال این مسئله است که منابع موجود در آن سازمان به درستی مورد استفاده قرارگرفته و این منابع از بین نروند. اهمیت کنترل در سازمان زمانی مشخص خواهد شد که مدیر یک مجموعه یک سری قوانینی را از قبل تعیین می‌کند.
حال کارکنان سازمان باید براساس آن قوانین فعالیت کرده و مدیر مطمئن شود که این قوانید به درستی به مرحله اجرا می‌رسند. در صورتی که بخش مدیریت به این نتیجه برسد که این قوانین نیاز به اصلاح دارند یا اینکه مطابق با وظایف کارکنان سازمان نیستند، باید برای تغییر آن دست به اقدام بزند.
زمانی که مدیر در امر کنترل مدیریت به درستی عمل کند، نقش خود را به عنوان مدیر آن سازمان یا بخش کامل انجام داده است. او با کنترل مدیریت بر روی کارکنان سازمان تسلط داشته و از انجام صحیح عملکرد آن‌ها اطمینان پیدا می‌کند.
از طرفی دیگر به راحتی این امکان وجود خواهد داشت تا برای انجام کار در آینده، یک برنامه‌ریزی از سوی مدیر صورت گیرد. کنترل مدیریت در انواع مختلف در اختیار مدیر قرار می‌گیرد. حال مدیر مناسب با عملکرد سازمان و کارکنان خود در میان انواع سیستم کنترل مدیریت یکی را انتخاب می کند.
آیا میان نظارت، پایش و کنترل مدیریت تفاوتی وجود دارد؟
سه کلمه نظارت، کنترل و پایش در زبان محاوره به عنوان کلمات مترادف در کنار یکدیگر قرار گرفته و استفاده از آن در مدیریت عمومی کار اشتباهی نیست. اما توجه به این نکته ضروری است که در مباحث تخصصی مدیریت میان کنترل مدیریت و نظارت و همچنین پایش، تفاوت بسیاری وجود دارد.
در زمان استفاده از این واژه‌ها در این مباحث تخصصی باید کاملا مواظب بود تا هر کدام از این واژه‌ها را در جای مناسب خود به کار برد. به جهت آشنایی با هر یک از این واژه‌ها، تعریف کوتاهی از هر کدام از آن‌ها را به شما ارائه خواهیم داد تا بهتر متوجه شوید.
1) نظارت
مفهوم نظارت در سازمان در مفهوم گستره‌ای به کار می‌رود. زمانی که شخصی مسئول نظارت بر یک سازمان یا گروهی شناخته می‌شود، این حق را می‌تواند برای خود در نظر بگیرید که از آن افراد تحت نظارت خود، گزارشی از عملکرد در خواست کنید.
2) پایش
شخصی که مسئول پایش در یک سازمان می‌شود، هر زمان احساس کند که شاخص‌های مورد نظر از محدوده که در نظر گرفته شد در حال خروج و منحرف شدن است، به مدیران بالا دستی خود این مسئله را گوش زد می‌کند. این شخص وظیفه اطلاع‌رسانی به مدیران بالا دستی را دارد. او قدرتی برای مقابل به این انحراف و خروج شاخص را ندارد.
3) کنترل
فرایند کنترل در مدیریت چیزی بیش‌تر از نظارت و پایش است. شخصی که مسئول کنترل مدیریت یک سازمان می‌شود، تمامی قوانین، شاخص‌ها و هدف‌های آن سازمان را تعریف کرده و در صورت مشاهده خروج از هر کدام از موارد بیان شده، اقدامات اصلاحی که لازم می‌داند را انجام خواهد داد.
یادگیری فرایند کنترل مدیریت برای چه کسانی ضروری است؟
هر شخصی که مدیریت یک مجموعه را بر عهده می‌گیرد، خواه مدیریت یک مغازه فروش لوازم خانگی باشد یا یک سازمان عریض و طویل دولتی؛ باید در مورد کنترل مدیریت و انواع سیستم آن در یک سازمان اطلاعات کامل و جامع داشته باشد. زیرا پایه و اساس مدیریت، در کنترل است.
وجود کنترل در زندگی شخصی افراد نیز بسیار مهم است. تا زمانی که فردی بر زمان و میزان درآمد و هزینه خود کنترلی نداشته باشد، نمی‌تواند به اهداف معین خود نزدیک شود. در نتیجه امر یادگیری کنترل در مدیریت برای موفقیت و رسیدن اهداف تعیین شده برای همه افراد یک جامعه لازم و ضروری است.
همچنین به منظور یادگیری مفاهیم مهم مدیریتی، می‌توانید از مقالات آموزشی محمدرضا سلطانی اولین بیزینس کوچینگ تخصصی استفاده کنید.
معرفی انواع آن
مدیران یک مجموعه و سازمان با زیر دستان خود رابطه برقرار کرده و دیدگاهی میان این دو گروه از هم شکل خواهد گرفت. در نتیجه مدیر برای اینکه بتواند بر منابع انسانی و غیر انسانی مجموعه خود تسلط داشته و مدیریت درستی انجام دهد؛ باید از ۴ روش زیر برای کنترل خود در زمان مدیریت بر کارکنان انتخاب کند. انواع سیستم‌های کنترل مدیریت عبارتند از:
الف) آمرانه
در این نوع سیستم هیچ گونه اعتماد و اطمینانی از سوی مدیر مجموعه نسبت به کارکنان آن سازمان وجود ندارد. به خاطر همین قوانین، از بالا و سمت مدیر تعیین شده و به زیر دستان جهت انجام آن‌ها ابلاغ خواهد شد. در این نوع از سیستم مدیریت؛ ترس و تهدید در فضای آن مجموعه حاکم است.
ب) دلسوزانه
در این سیستم مدیریت، اعتماد بسیار میان مدیر نسبت به کارکنان وجود دارد. قوانین در نظر گرفته شده از قبل در سطوح پایین تعیین شده و جهت انجام به کارکنان ابلاغ می‌شود. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نوع از مدیریت، تعیین هدف‌ها و گرفتن تصمیمات در میان مدیران آن سازمان است.
ج) مشاوره‌ای
مدیر یک سازمان، اطمینان قابل توجه‌ای نسبت به کارکنان خود دارد. در این روش مدیریتی، قوانین و شاخص‌ها از سوی مدیران بالا دستی تعیین شده‌اند؛ ولی ارتبط میان مدیر و کارکنان سازمان، کاملا دو طرفه است. از مهم‌ترین شاخص‌های این نوع از سیستم کنترل مدیریت این است که با وجود تشکیل یک سازمان غیر رسمی، بر طبق هدف‌های یک سازمان رسمی به فعالیت می‌پردازند.
د) مطابق روابط انسانی
مدیر به کارکنان خود اطمینان و اعتماد کامل دارد. از جمله فاکتور‌های سازمانی که از این نوع از سیستم در مدیریت خود به‌کار می‌برد، می‌توان وجود ارتباط به شکل گسترده در میان کارکنان و مدیران آن سازمان اشاره کرد.
شما برای آشنایی بیش‌تر با سیستم کنترل مدیریتی، می‌توانید از طریق برقراری ارتباط با محمدرضا سلطانی اولین بیزینس کوچ تخصصی؛ راهنمایی‌های لازم را دریافت کنید.
دیدگاهتان را بنویسید