چرا سیستم سازی؟

وقتی کارمندان شما ابزارهای قوی برای اجرای کارهایشان را ندارند، یا اینکه هدفی برای رسیدن به آن ندارند، آسیب های بسیاری هم به خودشان و هم به کسب و کار شما وارد می کنند. طبق تحقیقات انجام گرفته، متوسط زمان تلف شده در هر کسب و کاری، روزانه سه تا چهار ساعت است.
ایجاد سیستم های کسب و کار می تواند ساختار و جهت بیشتری به تیم شما ببخشد. سیستم های شغلی به جای گذراندن ساعات کار در کارهای شلوغ کم کار و پر تلاش ، می توانند وقت و انرژی تیم شما را برای تمرکز روی کارهایی که خط اصلی مشاغل را افزایش می دهد، خالی کند.اما چگونه می توانید کسب و کار خود را سیستم سازی کنید؟ در اینجا، ما سیستم سازی را تعریف خواهیم کرد، مزایای آن را بررسی خواهیم کرد و چگونگی اجرای سیستم های تجاری خود را بیان می کنیم.

سیستم سازی چیست؟

سیستم، فرآیندی قابل تکرار است. در واقع سیستم، یک برنامه روتین است که به یک مشکل خاص در یک مد اتوماتیک و مطمئن رسیدگی می‌کند. سیستم‌ ها به کسب‌وکار شما اجازه می‌دهند که همانند یک ماشین روغن ‌کاری شده اجرا شود در حالی که آن را ساده‌تر، کارآمدتر، و در نهایت سودآورتر می کنند. سیستم سازی به معنای راه اندازی یک سیستم جدید است.
مثلا، کسب و کار خود را در نظر بگیرید. ساعت ها را صرف کشف کردن موارد یا وارد کردن دستی اطلاعات می کنید. شما همچنین با موضوعاتی که بارها و بارها پیش می آید، مقابله می کنید.

مزایای سیستم سازی کسب و کارها

سیستم سازی کسب و کارتان به تیم شما کمک می کنند تا حجم کار موجود خود را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید. هنگامی که با پروسس ها، لیست های چک و مراحل مستند سازی شده توانمند شوید، روز کاری آن ها قابل پیش بینی تر است. با کمک سیستم سازی کسب و کارتان قادر خواهید بود:
– کارهایتان را سریع تر و سریع تر انجام دهید
– هنگام برخورد با چالش ها، بهترین راه حل را انتخاب نمایید.
– مدت زمان تلف شده برای اجرای کارها را تجزیه و تحلیل کنید.
– پروژه های مختلف را با یکدیگر مقایسه کرده و نقاط قوت و ضعف هریک از آن ها را بیان کنید.

سیستم سازی در کسب و کارها باعث می شوند جریان امور به طور ساده تر پیش رود و وظایف هرکسی به درستی تعریف شود. با این کار، زمان بیشتری از کارمندان شما آزاد می شود و میتوانند کارهای تاثیرگذارتری برای سازمان شما انجام دهند. به عنوان مثال، یک کارگر، در هفته به طور متوسط 14 ساعت را صرف رسیدگی به ایمیل مشتریان می کند. با تنظیم برنامه های سیستم سازی مناسب و پاسخگویی اتومات به ایمیل های بایگانی شده، این زمان تا حدود زیادی کاهش خواهد یافت.
سیستم سازی به شما امکان می دهد تا بدون آسیب زدن به کیفیت کار ، کارهای بیشتری انجام دهید. ایجاد سیستم به شما کمک میکند انتظارات روشنی را برای تیم خود تعیین کنید. همچنین، تیم‌ها می‌توانند روی فرایندها و الگوها کار کنند و راهی برای بهبود مداوم کیفیت به آن‌ها بدهند

سیستم‌های کسب‌وکار درست می ‌توانند تیم شما را برای موفقیت آماده کنند. زمانی که شما سیستم‌ ها را در محل خود دارید، می ‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم شما دقیقا می ‌دانند که چه کاری باید انجام دهند و چه چیزی را هدف قرار می ‌دهند. این نوع سیستم های کسب و کار می توانند به صورت های زیر باشند:
شرح شغل
ماتریس شغلی کارمندان
جلسات منظم یک به یک
چرخه های بررسی منظم توسط یک کوچ (بررسی های سه ماهه، بررسی های نیمه ساله، بررسی های سالانه و غیره)

سیستم سازی برای چه حوزه هایی مثمر ثمر است؟

شما می توانید از سیستم سازی در همه حوزه های کاری خود استفاده کنید. ولی معمولا رایج ترین بخش هایی از کسب و کار که وابسته به سیستم سازی اند، عبارتند از:
دارایی، مالیه، سرمایه گذاری
حسابداری
حقوق و دستمزد
صورتحساب
مبلغ پرداختی
گزارش نویسی
دسترسی به نامزدهای احتمالی شغلی
مدیریت کاندیداها

برنامه ریزی مصاحبه
رسیدگی به استخدام های جدید
ایجاد یک برنامه آموزشی

چه زمانی بایستی اقدام به سیستم سازی کنیم؟

سیستمسازی زمان زیادی را از صاحبان کسب و کار خواهد گرفت. اما برای جلوگیری از اتلاف وقت می توانید با اولویت بندی کارهایی که معیارهای زیر را برآورده می کنند، سیستم سازی خود را استارت بزنید. روی کارهایی تمرکز کنید که :
– قابل پیش بینی اند و تکرار پذیر
– انرژی و زمان زیادی از پرسنل شما می گیرند
– باعث ایچاد سردرگمی در بین اعضای تیم شما می شوند.
– خارج از هسته مرکزی فعالیت های سازمان هستند.

و سخن آخر اینکه: سیستم سازی می تواند به شما و تیم شما کمک کند تا کارهای خود را به بهترین وجه ممکن انجام دهید. . با سیستماتیک کردن کارهای وقت گیر خود در لیست کارهای خود، می توانید به کارمندان خود توانمند شوید تا کارهایی با کیفیت و عالی انجام دهند که هم شما و هم مشتری هایتان دوستشان دارید. برای سیستماتیک کردن کسب و کارتان شما نیاز به آموزش دیدن دارید و این آموزش ها را می توانید از یک بیزینس کوچ حرفه ای بخواهید که می تواند با حضور در کسب و کار شما یا ارائه آموزش های لازم به شما  کسب و کارتان را سیستم سازی کند.

اگر فکر می کنید زمان سیستم سازی کسب و کار شما رسیده است با ما در ارتباط باشید تا توسط کوچ حرفه ای، محمدرضا سلطانی راهنمایی شوید.