ایجاد یک سیستم گزارش گیری موثر برای وضعیت کارمندان شاید یکی از سخت ترین اقدام ها برای پیاده سازی در یک تیم باشد.

سیستم گزارش گیری روزانه یا هفتگی وضعیت کار ممکن است برای بسیاری از کارمندان اتلاف وقت به نظر برسد اما برای اداره یک تیم موثر بسیار حیاتی است.

برای مدیران دانستن اینکه همه ی کارمندان چه کاری انجام می دهند حیاتی است. در حالی که به کارمندان هم در درک اینکه چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است کمک می کند.

این مورد به کارمندان نشان می دهد که چگونه کار آن ها بر دیگران تأثیر می گذارد و انگیزه را برای بهتر بودن در کارشان افزایش می دهد. دانستن اینکه همه افراد تیم چه کاری انجام می دهند احتمالا یکی از مهم ترین مزایای گزارش وضعیت است.

بازخورد دادن و دریافت کردن بازخورد

بازخورد یکی از موارد کلیدی برای افزایش تعامل کارکنان است که در حال حاضر بسیار کم اتفاق می افتد و هزینه های زیادی برای کسب و کارها دارد.

بازخورد مدیران (اعم از تمجید یا تشویق) می تواند کمک زیادی به کارکنان کند تا نسبت به کاری که انجام می دهند احساس بهتری داشته باشند.

هرچه همکاری در سازمان بیشتر باشد، تیم به موفقیت بیشتری می رسد. گزارش وضعیت کارمندان منجر به بحث بیشتر و ایده های روشن تر می شود.

برای بسیاری از کارمندان نشان دادن آنچه که انجام داده اند مهم است. کارمندان می خواهند بدانند که مدیر آن ها به اندازه کافی به آن ها اهمیت می دهد تا به کار آن ها توجه کند یا خیر.

بدون گزارش دادن وضعیت، مدیریت کارمندان از راه دور به راحتی امکان پذیر نیست. از کارمندان از راه دور بازخورد بگیرید. بازخورد و همکاری به آن ها کمک می کند تا احساس کنند عضوی از یک تیم هستند.

زمانی که شما از کارمندانتان درخواست گزارش وضعیت هفتگی می کنید، مزیت هایی را به دنبال خواهد داشت که در پیشرفت سازمان و مدیریت منابع انسانی بسیار تاثیر گذارهستند.

شما به عنوان یک رهبر باید از کارهایی که کارمندان انجام می دهند آگاه باشید.

شما باید یک روش سریع برای تغییر یا تثبیت فعالیت های کارمندان خود ایجاد کنید. سپس، هم شما و هم تیم زمان بیشتری را صرف تمرکز روی کارهایی با اولویت بیشتر و تأثیرگذارتر کنید.

داشتن یک نمای کلی از وضعیت شغلی کارمندانتان، به این معنی است که می توانید سریعتر تصمیم گیری کنید زیرا تمام اطلاعات لازم را در دسترس خواهید داشت. این باعث می شود شرکت شما انعطاف پذیرتر و سازگارتر باشد که این ویژگی ها برای موفقیت طولانی مدت شما حیاتی هستند.

به طور کل مردم دوست ندارند کارهایشان را گزارش دهند، پس باید از درخواست گزارش های پیچیده و سخت جلوگیری کنیم.

افزایش بهره وری، تعامل بهتر و فرآیندهای سریع تر به این معنی است که شما قادر به انجام کارهای روزانه بیشتری هستید. این به نوبه خود به سود تبدیل می شود و وضعیت شرکت شما را بهبود می بخشد.

یکی دیگر از مزایای گزارش هفتگی این است که زندگی شخصی شما را بهبود می بخشد. بسیاری از مدیران دائماً در حال کار کردن هستند در حالی که نمی دانند کاهش مدت زمانی که برای اداره کارمندان می گذرانند، به معنای داشتن وقت بیشتر برای خودشان است.

برای تهیه گزارش کارآمد، باید عملکرد عناصر مختلف کسب و کار خود را بررسی کنید.عناصری که باید در سیستم گزارش گیری مدیریت وارد کنید عبارتند از:

اهداف هر کارمند

بررسی این وضعیت که کارمندان چقدر اهداف خود را برآورده کرده اند

کارایی و بهره وری کلی شرکت شما

لیست مشتریان و حساب های فعال

اهداف مشتری محور

اهداف برنامه مالی شرکت شما

نحوه نوشتن گزارش

گزارشی که ایجاد می کنید باید هم برای شما و هم برای کارمندانتان با ارزش باشد زیرا به شما و کارمندان این امکان را می دهد که هر دو میزان اهمیت اهداف را بهتر درک کنید. مراحل زیر را دنبال کنید تا یاد بگیرید چگونه یک سیستم گزارش گیری موثر بنویسید:

1- اهداف شرکت خود را تعیین کنید

قبل از نوشتن گزارش, اهداف شرکت خود را تحلیل کنید. سطح بهره وری, میزان اشتغال کارکنان و اهداف مالی یا بودجه را اندازه گیری کنید. بعد از اینکه اهداف خود را بررسی کردید، یک برنامه استراتژیک برای کمک به شرکت خود در دستیابی بهتر به این اهداف تدوین کنید.

2- برای تعیین اهداف فردی با کارمندان دیدار کنید

پس از تعیین اهداف کلی شرکت، جلساتی را با کارمندان برگزار کنید تا اهداف شخصی آن ها را تعیین کنید. به آن ها کمک کنید تا اهداف خود را تعیین کرده و از سیستم گزارش گیری استفاده کنند تا میزان دستیابی هر یک را بررسی کنند. اگر می بینید که آن ها  پیشرفت زیادی کرده اند، به آن ها انگیزه دهید تا در طول مسیر دستیابی به این اهداف ادامه دهند.

4- به طور مرتب پیشرفت شرکت خود را پیگیری کنید

پس از ایجاد اهداف برای هر بخش، باید مرتباً وضعیت هر هدفی را که تعیین کرده اید کنترل کنید. سعی کنید این موارد را هر هفته یک یا دو بار بررسی کنید تا بفهمید آیا شرکت شما در حال دستیابی به اهداف خود است یا باید برای افزایش پیشرفت اصلاحاتی انجام دهید. ردیابی منظم اهداف و عملکرد به شما کمک می کند تا درک کنید که شرکت شما چقدر عملکرد خوبی داشته است و آیا باید در شرکت خود تغییراتی ایجاد کنید تا آن را در مسیر درست خود قرار دهید یا خیر؟

5- با کارمندانی که برای رسیدن به اهدافشان تلاش می کنند، ملاقات کنید

اگر می بینید که کارمندان برای رسیدن به این اهداف در تلاش هستند، جلساتی را برگزار کنید تا از پیشرفت آن ها مطلع شوید و به آن ها کمک کنید تا طرحی را برای دستیابی بهتر به این اهداف ایجاد کنند.

این همچنین می تواند به شما کمک کند که متوجه شوید برای دستیابی به اهداف اصلی که برای شرکت خود تعیین کرده اید و دشوارتر هستند آیا باید این اهداف را متناسب با نیازهای کارکنان خود تغییر دهید یا خیر؟

هنگامی که از سیستم گزارش گیری خود نتیجه گرفتید، این نتایج را به کارمندان و سهامداران ارائه دهید.

نشان دادن این نتایج با استفاده از اعداد و درصدها به کارمندان کمک می کند درک بهتری از عملکرد خود در کل شرکت داشته باشند و همچنین به سرمایه گذاران این امکان را می دهد تا بدانند که شرکت شما از چه عملکردی برخوردار است و ارزش سرمایه گذاری آن ها را دارد یا خیر.

به طور خلاصه، برای پیگیری موفقیت آمیز عملکرد کسب و کار خود، باید اهدافی را در نظر داشته باشید تا به کارکنان کمک کند که درک کنند برای رسیدن به چه کاری تلاش می کنند. این کار را می توانید با ایجاد یک سیستم گزارش گیری انجام دهید. این سیستم گزارش گیری باید اهداف شرکت شما را به طور واضح شرح دهد و پیشرفت برای تحقق این اهداف را به طور دقیق بررسی کند.

زمانی که شما چنین سیستمی در مجموعه خودتان داشته باشید می توانید به راحتی تمامی کارها را حتی در نبود خودتان بررسی کنید و به سوی سیستم سازی کسب و کارتان جلو بروید تا در نهایت دیگر نیاز به حضور در مجموعه نداشته باشید و بتوانید درآمد خود را نیز بیشتر کنید. برای آموزش سیستم سازی کسب و کارتان به صورت اصولی به شما پیشنهاد میکنم با ما در ارتباط باشید تا به کمک محمدرضا سلطانی، بیزینس کوچ حرفه ای بهترین نتیجه ها را برای خودتان و مجموعه خودتان رقم بزنید.