ارتباطات موثر، در خط مقدم فرآیندهای مهم تجاری قرار دارند و باید کارآمد باشند.

در عصر تجارت های دیجیتالی، دانستن اینکه سازمان ها نه تنها در داخل سازمان، بلکه باید با سهام داران، فروشندگان و مشتریان نیز ارتباطات موثر داشته باشند، ضرورت دارد.

در این مقاله از مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ ، انواع ارتباطات تجاری و مزایای آن ها را ارزیابی می کنیم.

ارتباطات، عبارت است از انتقال اطلاعات از فردی به فرد دیگر با هدف دریافت پاسخ مورد نظر از طرف گیرنده. از طریق این فرآیند، دو یا چند نفر بین خود ایده ها و نظراتی را مبادله می کنند تا به نتیجه دلخواه دست یابند.

این یک کانال دو طرفه برای انتقال ایده ها، احساسات، برنامه ها، دستورات، دستورالعمل ها، گزارشات و پیشنهادات است، که بر اهداف یک سازمان تأثیر می گذارد. موفقیت مدیر و سازمان بستگی به کیفیت این ارتباطات دارد.این وظیفه مدیران است که کانال هایی را ایجاد و نگهداری کنند تا بتوانند افکار و سیاست های خود را به زیردستان منتقل کنند و واکنش ها و گزارش مشکلات خود را دریافت کنند.

انواع ارتباطات تجاری

4 نوع اصلی ارتباط تجاری در هر سازمان وجود دارد، به عنوان مثال:

1- ارتباطات تجاری داخلی

ارتباطات تجاری داخلی به معنای ارتباطی است که بین اعضای سازمان ایجاد می شود. این ارتباط شامل ارتباطات رسمی و غیر رسمی می باشد. ارتباط داخلی باید موثر باشد زیرا منبعی حیاتی برای ارزیابی و تجزیه و تحلیل مسائل سازمانی است. ارتباطات تجاری داخلی موثر می توانند سطح رضایت شغلی و بهره وری کارمندان را افزایش دهند و به افزایش سود کمک کنند. به منظور بهبود روند ارتباطات داخلی سازمان خود، استفاده از راهنمایی های یک بیزینس کوچ حرفه ای توصیه می شود.

2- ارتباطات تجاری افقی یا جانبی

ارتباطات افقی، مربوط به ارتباط بین همکاران است، یعنی ارتباط کلامی یا ارتباط کتبی، که ممکن است شامل ارتباط بین بخش های مختلف نیز باشد. این یک نوع ارتباط مهم برای دستیابی به نتایج مطلوب است. بنابراین، برای دستیابی به افزایش عملکرد واحدهای مختلف سازمانی، ارتباط افقی یا جانبی، مورد نیاز است.

3- ارتباطات تجاری خارجی

ارتباط با افرادی که خارج از سازمان هستند به عنوان ارتباطات تجاری خارجی شناخته می شود. این افراد می توانند مشتری، سهامدار یا تامین کننده باشند.

4- ارتباطات تجاری حضوری

ارتباطات شخصی رایج ترین و بهترین روش ارتباطات تجاری است. همانطور که به طور کلی در جلسات یا کنفرانس ها، قالب ارتباط چهره به چهره کاربرد دارد، موفق شدن در این امر مستلزم یادگیری مهارت های شخصی دقیق است. این روش همچنین شامل ارتباطات غیر کلامی یعنی زبان بدن است. در حین مکالمه بین دو یا چند نفر در محل کار، زبان بدن مانند حرکات، حالت صورت و غیره نیز نقش مهمی در برقراری ارتباط بین افراد دارد.

اهمیت ارتباطات تجاری

اهمیت ارتباطات تجاری در یک سازمان را می توان در نکات زیر مشاهده کرد:

کمک به افزایش بهره وری

ارتباطات تجاری موثر با افزایش کار تیمی، بهره وری کارکنان را افزایش می دهند. افزایش ارتباطات، یک محیط قابل اعتماد و قابل درک در بین کارفرمایان و کارکنان ایجاد می کند. ارتباط موثر مربوط به همکاری با کارمندان و درک نیازها و خواسته های آن ها است. با این کار، کارمندان قادر به انجام وظایف خود به طور موثرتر و کارآمدتر هستند. همچنین، دامنه اشتباهات یا خطاها در زمان کار به دلیل ارتباط موثر به حداقل می رسد. در صورتی که تمایل دارید بهره وری کارمندان خود را به حداکثر برسانید، محمدرضا سلطانی ، مشاور کسب و کار، راهکار های نتیجه بخشی را به شما پیشنهاد می کند.

کمک به جذب مشتری

مشتریان بخش مهمی از هر کسب و کاری هستند و ارتباط تجاری موثر می تواند در جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی کمک کند. یک استراتژی بازاریابی مشخص به همراه آموزش های لازم جهت نحوه ی ارتباط گیری، علاقه مشتریان را به کالاها یا خدمات شما ایجاد می کند و به ثبت برند شرکت در ذهن مشتریان کمک می کند.

افزایش کارایی کارکنان

ارتباطات تجاری موثر نقش کلیدی در افزایش کارایی کارکنان دارد. از طریق ارتباطات، برنامه ها و سیاست های مختلف، مسائل مهم، اهداف سازمان و غیره برای کارکنان شرح داده می شود که دانش آن ها را افزایش داده و آن ها را در انجام موثر وظایف خود کارآمدتر می کند.

افزایش عملکرد مدیران

ارتباطات تجاری موثر منجر به افزایش کارایی عملیاتی مدیران می شود. با کمک ارتباطات عادلانه، مدیران می توانند عملکردهای مختلف مدیریتی مانند برنامه ریزی، هدایت، سازماندهی، کنترل و غیره را به راحتی انجام دهند.

تسهیل تصمیم گیری

تصمیمات موثر نیازمند اطلاعات به روز است. با استفاده از ارتباطات سازنده، مدیران می توانند اطلاعات را از منابع مختلف بدست آورند و از آن ها برای تصمیم گیری درست استفاده کنند.

مهارت های خوب و هوشمندانه گوش دادن نیز عنصری مهم در ارتباطات کاری و شخصی محسوب می شود. بیشتر ارتباطات تجاری شامل مهارت های گوش دادن برای درک سریع موضوع است. به منظور ایجاد پرسش های هوشمندانه حتما مقالات مربوط به آن را در سایت های مربوط به بیزینس کوچینگ مطالعه کنید.

امروزه ارتباط از طریق ارسال ایمیل به پرکاربردترین سیستم های ارتباطی در هر شغلی تبدیل شده است. با توجه به ویژگی ارسال و دریافت پیام های انبوه یا متعدد در یک زمان، ایمیل به عنوان یکی از روش های ترجیحی در ارتباطات تجاری در نظر گرفته می شود. همچنین می تواند کارایی افراد را افزایش دهد، زیرا ایمیل ها می توانند در حالت سریع ارسال و پاسخ داده شوند. مکالمه از طریق ایمیل می تواند بین دو یا بیش از دو نفر باشد و بهترین جایگزین برای درخواست های رسمی است.

رسانه های اجتماعی نیز نقش بزرگی در برقراری ارتباط بین کارمندان و کارفرما ایفا می کنند که از طریق قابلیت های تماس صوتی و تصویری می توان جلسات مهم کاری را برگزار کرد و نتیجه ی جلسه را اعلام کرد.

در نهایت، شما به عنوان کارمند یا کارفرما باید به طور مداوم اطلاعات خود را در زمینه ی افزایش مهارت در حوزه ی ارتباطات افزایش دهید تا شاهد موفقیت های روز افزون در کسب و کار خود شوید.

اگر در زمینه ی نحوه ی ایجاد برقراری ارتباط با کارمند یا کارفرمای خود، با چالش های مختلفی مواجه شدید، می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید تا با ارائه ی راه حل های ماهرانه، شما را راهنمایی کنند.