مدیریت کارمندان دورکار
امروزه بسیاری از آژانس های خلاق و دپارتمان های داخلی کارهای خود را به صورت دورکار ارائه می دهند.
کارفرمایان زرنگ و دانا می دانند که اگر می خواهند استعدادهای برتر را جذب و حفظ کنند، باید سازگار باشند، زیرا بسیاری از کارکنان به دنبال برنامه های کاری انعطاف پذیر و متعادل تر مانند دورکار بودن هستند.
در حقیقت، طبق نظرسنجی، تقریباً هفت نفر از هر 10 متخصص خلاق گفتند که ترجیح می دهند بیشتر از زمان فعلی در خانه یا جای دیگری غیر از محیط شغلی کار کنند.
اما دورکاری نوعی مزیت است که شما باید به طور متفکرانه آن را اجرا کنید. هدایت یک تیم خلاق که ممکن است ترکیبی از کارمندان در محل، ارتباط از راه دور، کارگران کاملاً از راه دور، فریلنسرها و مشاوران را شامل شود، یک سفارش بلند است. وقتی همه در شهرها یا در کشورهای مختلف پراکنده هستند چگونه یک تیم منسجم ایجاد می کنید؟ چگونه می توانید رفاقت ایجاد کنید، فرهنگ مثبت محیط کار را پرورش دهید و از دور رهبری و حمایت کنید؟
کار آسانی نیست. خوشبختانه پنج استراتژی زیر می توانند به شما در مدیریت یک تیم دورکار کمک کنند. چندین مورد از این توصیه ها شامل بینش متخصصان است که می دانند چگونه از تنظیمات دورکاری بیشترین بهره را ببرند.
1. ارتباطات را در اولویت اصلی خود قرار دهید
اگر اعضای تیم شما برنامه های مختلفی دارند و در مکان های مختلفی کار می کنند، باید مطمئن شوید که اطلاعات مربوطه به راحتی و به طور مکرر از طریق آنها منتقل می شوند. در غیر این صورت، شما یک تیم جدا از هم و غیرمولد دارید که کسب و کار شما را به خطر می اندازند.
“رهبران خلاق نیاز به وقت گذاشتن دارند تا انتظارات را برقرار كنند، فرایندها و ابزارهایی را برای مستند سازی و به اشتراک گذاری اطلاعات تنظیم كنند و اطمینان حاصل كنند كه هیچ كارگر داخلی یا دور از خانه احساس انزوا یا لغزش ندارد.”
سایر اطلاعات اساسی مانند جدول زمانی پروژه و برنامه کاری اعضای تیم نیز باید در دسترس و موجود باشد. به عنوان مثال، یک برنامه تقویم آنلاین ساده، می تواند اطمینان حاصل کند که همه اعضای تیم شما، از راه دور تا کارمند در محل گرفته تا فریلنسر، می توانند به راحتی آخرین جزئیات برنامه را در یک مکان به اشتراک بگذارند و مشاهده کنند.
فارغ از فناوری مورد استفاده شما، همه باید در مورد نحوه کار ابزار و دلیل استفاده از آنها در یک صفحه باشند. و در برابر گزینه های ارتباطی نوظهور باز باشید
“نترسید که ابزارها را امتحان کنید و سپس آنها را بازنشسته کنید.”
“ایده هایی را از همه اعضای تیم تهیه کنید از آنها بپرسید که چه چیزی برای تولید و ارتباط برقرار کردن استفاده می کنند.”
2. روزانه در تماس باشید، اما مداوم کنترل نکنید
هنگام ایجاد تقویم برای تیم خود، زمان هایی را برای ملاقات همه (چه به صورت حضوری و چه به صورت مجازی) تعیین کنید و همچنین اینکه شما با اعضای تیم به طور جداگانه اعلام حضور می کنید. همچنین، به کارمندان خود اطلاع دهید که چگونه و چه زمانی می توانند در طول روز کاری به شما برسند. به هر حال، اعضای تیم خارج از سایت نمی توانند در محل دفتر شما برای پرسیدن سوال یا بازخورد چرخش کنند.
نکته اصلی: هرگز اجازه ندهید که یک کارمند دورکار احساس کند در یک جزیره است. جدا از جلسات دپارتمان و فردی که برنامه ریزی می کنید، سعی کنید حداقل یک بار در روز از طریق پیام فوری یا ایمیل با هر یک از اعضای تیم در ارتباط باشید. حتی بهترین حالت این است که تلفن را برای یک تماس سریع بردارید. صحبت با کسی برای بحث در مورد جزئیات یک پروژه یا انتقال پیام مهم اغلب از تایپ کردن کلمات موثرتر و کارآمدتر است. این همچنین راهی برای ایجاد روابط شخصی با همکاران است.
با این حال، مراقب باشید که کنترل زیادی نشوید. رایانه های مخابراتی باید اطمینان داشته باشند که مدیر آنها معتقد است که آنها همانند کار در یک دفتر کار معمولی، ثبت نام در ساعات مشابه، ضرب العجل ها و حفظ بهره وری کار خواهند کرد. اگر روزانه چندین بار با کارگران از راه دور فقط برای اینکه ببینید “اوضاع چگونه پیش می رود” چک می کنید، ممکن است این کارمندان احساس کنند که به آنها اعتماد ندارید.
3. برای شناخت وقت بگذارید
مهم است که کل تیم خود را به مناسبت ها جمع کنید. اگر گروه شما به طور گسترده توزیع شده است، حداقل سالانه یک رویداد کامل تیمی را برنامه ریزی کنید.
این کاری است که در شرکتی انجام می دهند، می گوید: سالی دو بار، کل شرکت برای یک هفته، ملاقات بزرگ دور هم جمع می شود.
با این حال، آن گردهمایی های بزرگ در سطح شرکت تنها زمان تشکیل کارمندان نیست. به عنوان مثال، وقتی کسی یک پروژه جدید را شروع می کند، دوست دارد که همکارانش را در همان فضای فیزیکی دور هم جمع کند تا آنها با هم پیوند برقرار کنند و یکدیگر را بشناسند.
این رویکرد مخصوصاً برای اعضای تیم بسیار ارزشمند است که به ندرت یکدیگر را شخصاً می بینند یا معمولاً در پروژه ها همکاری نمی کنند.
“این به همه ما کمک می کند تا لحن و سبک ارتباطی و شوخ طبعی یکدیگر را خوب درک کنیم، بنابراین وقتی با هم از طریق ایمیل و متن ارتباط برقرار می کنیم بهتر یکدیگر را درک می کنیم.”
برای حضور روزمره با تیم خود، کنفرانس ویدیویی را در نظر بگیرید. دیدن کارمندان حتی اگر به صورت مجازی باشد به شما و آنها کمک می کند بیشتر ارتباط برقرار کنید. همچنین به شما کمک می کند تا هنگام بازخورد از ارتباط نادرست خودداری کنید، زیرا کارمندان شما می توانند حالات صورت و زبان بدن شما را بخوانند.
من تماس تصویری را دوست دارم زیرا چهره هر کس را می توانید در مربع خود ببینید. حتی اگر افرادی از همان مکان به جلسه بپیوندند، به نظر می رسد که آنها به صورت جداگانه در حال شماره گیری هستند. این همه ما را برابر می کند.
4. برای تقویت تیمی دورکار در آن ها روحیه ایجاد کنید
گردآوری کل تیم خود در یک مکان فیزیکی یا حداقل در یک کنفرانس ویدیویی بزرگ به طور منظم می تواند به ایجاد رفاقت و روحیه تیمی کمک کند. اما یک روش دیگر برای بالا بردن روحیه و تقویت تیم شما وجود دارد که لزوماً به تشکیل یک جلسه حضوری یا ویدئویی احتیاج ندارد: وقت گذاشتن برای شناختن کارمندان خود.
انجام این کار به صورت دورکار به کمی خلاقیت دارد. یک پیشنهاد: اگر تیم شما در حال حل یک پروژه بزرگ است و در مهلت های مختلفی دستکاری می کند، به عنوان یک تشکر در نظر بگیرید که به هرکدام مبلغی کارت هدیه ارسال کرده و آنها را به استراحت قهوه یا ساندویچ تشویق کنید. حرکات کوچکی از این دست می تواند کمک زیادی به ایجاد تغییر در روز کارمندان کند، چه از راه دور و چه از نظر آزاد.
5. بر تعادل کار و زندگی تأکید کنید
ارائه گزینه های کار انعطاف پذیر، مانند یک قرارداد از راه دور، نه تنها یک مزیت عالی برای کارمندان شما است بلکه راهی برای ایجاد فرهنگ تعادل بین زندگی و کار در شرکت شما است. توانایی کار در خانه یا محل همکاری، اجتناب از رفت و آمد طولانی یا اقامت در منطقه ای با هزینه کمتر زندگی بهتر، همه مزایایی است که می تواند به اعضای تیم خلاقیت شما کنترل بیشتری بر زندگی آنها بدهد. این به نوبه خود می تواند رضایت شغلی و وفاداری آنها را افزایش دهد.
با این حال، برای متخصصان خلاق متعهد آسان است که وقتی تصمیم می گیرند از شیوه زندگی دورکار استفاده کنند، به یک فرد معتاد تبدیل می شوند. بنابراین، کارمندان از راه دور را تشویق کنید تا مدیریت زمان مناسب را انجام دهند. زمان شروع و توقف خود را تعیین کنید و از مخابرات نیز بخواهید که همین کار را انجام دهند و اطمینان حاصل کنید که به برنامه های آنها احترام می گذارید. در صورت امکان از تماس با کارگران خارج از ساعات اداری خودداری کنید و در حالی که آفلاین هستند انتظار پاسخ را نداشته باشید.
اکنون برای اطمینان از موفقیت در آینده این استراتژی ها را کنترل کنید
دورکاری فقط به محبوبیت خود ادامه می دهد. به عنوان یک مدیر، کمک به هر کارمند، کارگر از راه دور، فریلنسر و مشاور تیم خود در محل احساس ضروری است که با یکدیگر، کار خود و سازمان به طور کلی ارتباط برقرار کنند. تعهد شما برای پرورش روحیه “یک تیم” می تواند روحیه و بهره وری را افزایش دهد. همچنین به شما کمک می کند تا آماده باشید تا یک رهبر موثر فردا باشید.
“تیم های آزاد آینده ساز هستند.”
برای دریافت آموزش های مدیریت وقتشه اقدام کنی، نه تنها افراد دورکار بلکه شما به عنوان یک مدیر باید خیلی افراد دیگه ای رو هم مدیریت کنید.
ما با در ارتباط باش تا بهت کمک کنیم مهارت های مدیریت رو کاملا اصولی یاد بگیری.
دیدگاهتان را بنویسید