سازمان‌های بزرگ به‌طور مستمر فرآیندهای خود را در طول زمان بهبود می‌بخشند و تلاش می‌کنند تا حد امکان کارآمد باشند.

مدل سازی فرآیند کسب و کار، ابزاری است که سازمان ها برای ارزیابی فرآیندهای جاری خود از آن استفاده می کنند. این به صاحبین کسب و کار اجازه می دهد تا فرآیندهای کارآمدتری را طراحی کنند.

برای اطلاع از اینکه سازمان به خوبی می تواند به ادامه ی فعالیت ها بپردازد یا نه، باید دائماً فرآیندهای خود را ارزیابی کنید، آن ها را بهبود دهید و گاهی اوقات حتی به طور کامل آن ها را بازسازی کنید.

در این مقاله از مقالات آموزشی بیزینس کوچینگ ، توضیح می‌دهیم که چگونه تکنیک‌های مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار به شما دانشی برای بهبود عملکرد در سراسر سازمان می‌دهد.

مدل سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار، تکنیکی است که شامل ایجاد تصاویر بصری از یک فرآیند تجاری می باشد. در مرحله بعد، مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار برای ارزیابی پیشرفت‌ها در فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.

فرآیند کسب و کار، فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت هاست که به یک هدف سازمانی دست می یابد. این مدل سازی یک کار یکباره نیست، بلکه یک فعالیت مداوم است.

اگر علاقه مند به ایجاد استراتژی های منحصر به فرد برای دستیابی به اهداف سازمانی خود هستید، محمدرضا سلطانی ، بیزینس کوچ حرفه ای ، شما را در این مسیر همراهی خواهد کرد.

تفاوت مدل سازی فرآیند کسب و کار  و نقشه برداری فرآیند کسب و کار

اصطلاح مدل سازی فرآیند کسب و کار و نقشه برداری فرآیند کسب و کار اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند. در حالی که تکنیک ها مشابه هستند، تفاوت های بسیاری بین آن ها وجود دارند. مدل‌سازی معمولاً برای ترسیم فرآیندهای سطح پایین استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، هدف از نمودار، ارائه یک نمای کلی از نحوه عملکرد یک فرآیند است. با این حال، نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار می‌تواند برای ایجاد نمودارهای گسترده و با جزئیات بیشتر مورد استفاده قرار گیرد و هدف آن ارائه روش های عملیاتی برای تکمیل کارآمد یک فرآیند است. توجه داشته باشید که هم مدل‌سازی و هم نقشه‌برداری فرآیند کسب‌وکار به عنوان بخشی از مدیریت فرآیند کسب‌ و کار استفاده می‌شوند.

مزایای استفاده از این تکنیک

مدل سازی فرآیند کسب و کار یک تکنیک بسیار موثر است که طیف وسیعی از مزایا را به سازمان ها ارائه می دهد. برخی از این مزایا عبارتند از:

زمینه های بهبود را مشخص می کند

 اولین مزیت مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار این است که به ذینفعان درک بهتری از روشی که یک فرآیند در جهت ارتقای سازمان ایجاد می کند، ارائه دهد.

شفافیت بیشتری ایجاد می کند

 این مدل فرآیند کسب و کار نشان می دهد که چگونه انتظار می رود وظایف انجام شوند، چه کسی در قبال آن ها پاسخگو است و چگونه یک فرآیند به دستیابی به یک هدف تجاری کمک می کند. این نقش مهمی در افزایش اعتماد و مسئولیت پذیری در سراسر سازمان ایفا می کند.

چابکی و انعطاف پذیری را افزایش می دهد

اهداف و استراتژی های کسب و کار می توانند در یک لحظه تغییر کنند. با استفاده از این مدل‌سازی، ذینفعان می‌توانند فوراً تغییرهایی را که با اهداف جدید سازگار هستند، شناسایی و اجرا کنند.

منجر به استاندارد سازی بخش های مختلف می شود

بسیاری از فرآیندها در یک سازمان، به ویژه در سازمان های بزرگ، مراحل و وظایف مشابهی را شامل می شوند. با استفاده از مدل‌های فرآیند، ذینفعان می‌توانند بهترین شیوه‌ها را شناسایی کنند تا استراتژی های کارآمد را در سراسر سازمان اجرا کنند.

ساده‌سازی و انجام فرآیندها به صورت خودکار منجر به ایجاد کسب‌ و کار های کارآمدتر و سودآورتر می‌شود. از طریق استفاده از نقشه برداری فرآیند کسب و کار، اطلاعات به راحتی برای تصمیم گیری های مهم در دسترس هستند.

پیشنهاد می کنم این مقاله را بخوانید: بوم کسب و کار یا Canvas چیست؟ چرا همه مدیران باید به بوم کسب و کار اهمیت دهند؟

نحوه انجام این تکنیک

هیچ راه حل یکسانی برای مدل سازی فرآیند کسب و کار وجود ندارد. با این حال، به طور معمول، اگر به دنبال بهبود فرآیندها هستید، 2 مرحله وجود دارد که باید از آن ها عبور کنید.

1- نقاط ضعف و قوت بالقوه را شناسایی کنید

بررسی کنید فرآیند مورد نظر چقدر خوب انجام می شود؟ آیا کارایی معقولی دارد؟ آیا اهداف عملیاتی را برآورده می کند؟ آیا مراحل ناکارآمدی در این فرآیند وجود دارند؟

2- فرآیندی جدید طراحی کنید

فرآیندی جدید و بهبود یافته را بسته به یافته های خود طراحی کنید و در نهایت آن را عملی کنید. همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم، اجرای فرآیند جدید به اندازه مدل سازی مهم است. بنابراین، استفاده از مدل سازی به عنوان بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار به شدت توصیه می شود.

چرا از این استراتژی استفاده کنیم؟

برای اجرای واقعی یک فرآیند تجاری، باید آن فرآیند را به گونه‌ای دیجیتالی کنید. نرم افزار مدل سازی فرآیند کسب و کار به شما این امکان را می دهد که فرآیندهای خود را به صورت دیجیتالی و خودکار بررسی کنید.

چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار

1- طراحی

ارزیابی کنید که کدام فرآیند نیاز بیشتری به بهبود دارد و مراحل مورد نیاز برای دستیابی به نتیجه مطلوب را تعریف کنید.

2- مدل

از روند فعلی نقشه برداری کنید و نسخه بهبود یافته سازمان خود را طراحی کنید.

3– اجرا

فرآیند های جدید را مجدد اجرا کنید.

4- نظارت

عملکرد فرآیند جدید را برای بررسی پیشرفت‌های مورد نظر ارزیابی کنید.

5- بهینه سازی

به دنبال راه هایی برای بهبود فرآیند باشید.

انواع مدل سازی

سه نوع اصلی شامل موارد زیر است:

سیستم محور

این نوع مدل سازی بر فرآیندهای کسب و کار متمرکز است که با یک سیستم یکپارچه تجاری و بدون دخالت انسان کار می کند. برنامه های کاربردی مانند مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه های برنامه ریزی منابع سازمانی دو مثال از این نوع مدل سازی هستند.

انسان محور

این مدل سازی همچنین می تواند بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می کنند تمرکز کند. این برنامه ها دارای ویژگی هایی هستند که برای تعامل انسان ها طراحی شده اند، مانند رابط کاربری با طراحی خوب و اعلان ها.

سند محور

این رویکرد بر اسنادی مانند قالب بندی، امضا و تأیید قراردادها متمرکز است. اغلب ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در این نوع خاص تخصص دارند.

با تعاریف مختلفی که وجود دارند، مدل‌ سازی فرآیند کسب‌ و کار می‌تواند کمی گیج‌کننده باشد، مخصوصاً برای یک مبتدی. این آموزش مدل سازی به شما کمک می کند تا در مورد تعاریف مختلف، ویژگی ها و تاریخچه مدیریت فرآیند کسب و کار اطلاعات بیشتری کسب کنید.

با کسب مهارت های بیزینس کوچینگ نیز می توانید مهارت های مربوط به تجزیه و تحلیل فرآیند ها و استراتژی ها را به راحتی به کار بگیرید.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی مسائل مربوط به حوزه ی مدیریت در فرآیند های کسب و کار، با ما در ارتباط باشید.